WhatsApp

Importante: La integración de WhatsApp le permite conectar una o varias cuentas de WhatsApp a ZappWay, lo que permite a sus empleados de IA responder automáticamente a los mensajes entrantes. Cada conexión de WhatsApp se llama “Sesión” y se puede gestionar de forma independiente.

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🔢 Tabla de contenidos

1. Overview
2. Prerequisites
3. Getting Started
4. Available Features
5. Common Use Cases
6. Advanced Configuration
7. Troubleshooting
8. Best Practices

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1. Descripción general

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¿Qué es la integración de WhatsApp?

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Características clave

• Sesiones múltiples: conecta números ilimitados de WhatsApp (según tu plan)
• Emparejamiento de código QR: conexión rápida y segura mediante escaneo de código QR
• Asignación de empleados de IA: asigne empleados de IA específicos a cada sesión
• Integración de la base de conocimientos: conecte almacenes de datos y fuentes de datos para obtener respuestas mejoradas
• Monitoreo de estado en tiempo real: realice un seguimiento del estado de la conexión y la actividad de la sesión
• Administración flexible: cree, conecte, desconecte y elimine sesiones según sea necesario

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¿Qué es una sesión?

• Tiene un identificador único
• Se conecta a un número de WhatsApp
• Tiene su propia asignación de empleado de IA
• Se puede gestionar de forma independiente (conectar/desconectar/eliminar)
• Mantiene su propia configuración de base de conocimientos.

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Cómo funciona

Create Session → Generate QR Code → Scan with Phone → Connected → Configure AI → Auto-respond to Messages

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2. Requisitos previos

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Antes de comenzar

• Cuenta activa ZappWay con suscripción premium
• WhatsApp instalado en tu dispositivo móvil
• Conexión a Internet estable tanto en el móvil como en el ordenador.
• Al menos un empleado de IA creado en su organización

• Base de conocimientos preparada (almacenes de datos/fuentes de datos) para su IA
• Caso de uso claro y flujo de trabajo planificado
• Pruebe el número de WhatsApp para la configuración inicial

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Comprobando tu suscripción

1. Log in to ZappWay dashboard
2. Navigate to Settings → Billing
3. Check your current plan tier
4. Note your session limit (e.g., 3/10 sessions used)

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3. Primeros pasos

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Configuración rápida (5 minutos)

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Paso 1: Acceda a la integración de WhatsApp

1. Log in to your ZappWay dashboard
2. Navigate to Integrations → WhatsApp
3. Or go directly to /integrations/whatsapp

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Paso 2: crear una nueva sesión

1. Click the “New Session” button
2. Fill in the session details:
   • Session Name (required): Descriptive name (e.g., “Support Team”, “Sales Dept”)
   • Device Name (optional, default: “ZappWay”): How it appears in WhatsApp
3. Click “Create Session”
4. A QR Code modal opens automatically

• Utilice nombres claros y descriptivos: “Atención al cliente - ES” ✓
• Incluir departamento o propósito: “Ventas - Oficina Principal” ✓
• Evite nombres genéricos: “Sesión 1”, “Prueba” ✗

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Paso 3: Escanear el código QR

1. A QR Code appears on your screen
2. Open WhatsApp on your mobile phone
3. Go to Menu (⋮) → Linked Devices (or Settings → Linked Devices)
4. Tap “Link a Device”
5. Point your camera at the QR Code on screen
6. Wait for the “Connected!” confirmation

• El código QR caduca en 60 segundos
• Tener WhatsApp abierto antes de generar el código.
• Asegure una buena iluminación de la pantalla para escanear
• Haga clic en “Generar nuevo código QR” si está vencido

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Paso 4: Configurar el empleado de IA

1. Select AI Employee:
   • Choose from existing AI Employees in your organization
   • Or click ”+ Create New AI Employee” to create one now
2. Add Knowledge (Optional):
   • Click the knowledge selector (folder icon)
   • Search and select relevant datastores or datasources
   • Multiple items can be selected
3. Save Configuration:
   • Click the “Select” button
   • Configuration saves immediately
   • AI Employee is now active for this session

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Paso 5: Comience a recibir mensajes

• Los mensajes enviados a tu WhatsApp se reciben automáticamente
• Su empleado de IA procesa cada mensaje
• Las respuestas se generan utilizando bases de conocimiento conectadas.
• Las respuestas se envían automáticamente

1. Enviar un mensaje de prueba desde otra cuenta de WhatsApp
2. Espere de 5 a 10 segundos para recibir la respuesta de la IA.
3. Verifique que la respuesta sea apropiada
4. Ajuste la configuración de IA si es necesario

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4. Funciones disponibles

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Característica 1: Gestión de sesiones

• Agregar nuevas conexiones de WhatsApp
• Establecer nombres personalizados e identificadores de dispositivos
• Genera códigos QR para emparejamiento instantáneo

• Ver todas las sesiones de un vistazo
• Verificar el estado de la conexión (Conectado/Desconectado)
• Monitorear las marcas de tiempo de la última actividad.

• Actualizar las asignaciones de empleados de IA
• Modificar las conexiones de la base de conocimientos.
• Reconectar sesiones desconectadas
• Eliminar sesiones no utilizadas

• Nombre de la sesión: su identificador personalizado
• Insignia de estado: estado de conexión (verde/amarillo/azul/rojo)
• Nombre del dispositivo: Identificación del dispositivo en WhatsApp
• Última actualización: marca de tiempo de la actividad más reciente
• Botones de acción: acciones disponibles según el estado
• Configuración de perfil: configuración de conocimientos y empleados de IA

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Característica 2: Emparejamiento de códigos QR

1. Automatic Generation:
   • QR Code generated when you create a session
   • Or when you click “Connect” on a disconnected session
2. 60-Second Validity:
   • Each QR Code is valid for 60 seconds
   • Countdown timer shows remaining time
   • Security measure to prevent unauthorized access
3. Real-time Status Updates:
   • “Pending” → Waiting for scan
   • “Pairing” → Scan detected, connecting
   • “Connected” → Successfully paired
   • “Expired” → Code timeout, regenerate needed
4. Easy Regeneration:
   • Click “Generate New QR Code” anytime
   • Fresh code appears immediately
   • Previous code is invalidated

• Instrucciones visuales: Guía paso a paso
• Temporizador de cuenta regresiva: Muestra el tiempo restante
• Indicador de estado: Estado de conexión en tiempo real
• Botón Regenerar: Cree un nuevo código si es necesario
• Configuración automática: Abre la configuración de IA en caso de éxito

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Característica 3: Asignación de empleados de IA

• Procesar mensajes entrantes
• Generar respuestas adecuadas
• Acceder a bases de conocimientos.
• Mantener el contexto de la conversación.
• Aplicar lógica y reglas de negocio.

• Elija entre los empleados de IA de su organización
• Activo instantáneamente después de la selección.
• Se puede cambiar en cualquier momento

• No abandones el flujo de WhatsApp
• Rellenar formulario de creación completo
• Asignado automáticamente después de la creación.

• Menú desplegable de empleados de IA: Busque y seleccione
• Selector de conocimientos: Agregar almacenes de datos/fuentes de datos
• Botón Seleccionar: Guardar configuración

• Nombre: nombre para mostrar (por ejemplo, “Bot de atención al cliente”)
• Descripción: Breve descripción del propósito
• Instrucciones: pautas de comportamiento detalladas
• Avatar: imagen/icono opcional

• Activar/desactivar herramientas disponibles
• Seleccionar integraciones (formularios, HTTP, búsqueda en almacén de datos)
• Configurar ajustes específicos de la herramienta

• Selección de modelo: elija el modelo de IA (GPT-4, Claude, etc.)
• Temperatura: Controla la creatividad (0-1)
• Mensaje del sistema: personalización avanzada
• Tokens máximos: límite de longitud de respuesta

Name: WhatsApp Support Bot

Instructions:
You are a friendly customer support assistant on WhatsApp.

Response Guidelines:
- Keep messages concise (2-3 sentences max)
- Use emojis appropriately 😊
- Be conversational and warm
- Respond in the user's language
- Break long answers into multiple messages

WhatsApp Etiquette:
- Don't send walls of text
- Use bullet points for lists
- Respond quickly
- Be patient with typos
- Ask clarifying questions when needed

Knowledge Usage:
- Search knowledge base before responding
- Cite sources when providing information
- Admit when you don't know something

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Característica 4: Integración de la base de conocimientos

• Colecciones de múltiples documentos.
• Organizado por tema o categoría
• Ejemplos: documentos de ayuda, base de datos de preguntas frecuentes, manuales de productos

• Documentos individuales o fuentes de datos.
• Más centrado y específico.
• Ejemplos: PDF único, archivo de texto, página web

• Precisión: respuestas basadas en documentación real
• Consistencia: todos los agentes brindan la misma información
• Moneda: actualiza el conocimiento para reflejar los cambios.
• Experiencia: la IA se convierte en experta en el dominio
• Errores reducidos: menos alucinaciones y errores

1. Click “Manage” on a connected session
2. In the modal, find the Knowledge selector (folder icon)
3. Click to open the knowledge picker
4. Search for datastores or datasources by name
5. Select one or multiple items
6. Selected items appear as chips
7. Click “Select” to save

• Selección múltiple: elija varios elementos
• Funcionalidad de búsqueda: escriba para filtrar
• Agrupados por tipo: almacenes de datos y fuentes de datos separados
• Comentarios visuales: los elementos seleccionados se muestran como fichas de colores
• Opción de eliminación: haga clic en X en el chip para eliminar

Profile Settings
─────────────────────────────
Session Name: Support Team
AI Employee: Customer Support Bot
Agent ID: cla1b2c3d4e5f6g7h8
Datastores: Help Docs, FAQ, Policies
Datasources: Product Manual v2.0

1. Click “Manage” on the session
2. Configuration modal opens with current selections
3. Click knowledge selector to modify
4. Add or remove items
5. Click “Select” to save
6. AI immediately uses updated knowledge

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Característica 5: Monitoreo del estado de la sesión

• Muestra cuándo la sesión estuvo activa por última vez
• Formato: MM/DD/YYYY, HH:MM AM/PM
• Actualizaciones sobre cualquier actividad:
  • Mensaje recibido
  • Configuración cambiada
  • El estado de la conexión cambió

• Las sesiones permanecen conectadas indefinidamente.
• Sin tiempo de espera automático
• Sobrevive a los reinicios de la plataforma.
• Sólo se desconecta si:
  • Desconectado manualmente por usted
  • Dispositivo eliminado en la aplicación WhatsApp
  • Teléfono sin conexión durante un período prolongado

• Creando una nueva sesión
• Conectar o desconectar
• Cambiar la configuración de la IA
• Escaneo de código QR
• Eliminar una sesión

• Haga clic en el botón “Actualizar” (arriba a la derecha de la página)
• Actualiza todos los estados de la sesión.
• Útil para verificar el estado de la conexión.
• Recomendado si el estado parece incorrecto

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5. Casos de uso comunes

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Caso de uso 1: Automatización de atención al cliente

1. Create Session:
   • Name: “Customer Support - 24/7”
   • Device: “Company Support”
2. Configure AI Employee:
   Name: Support Bot
   
   Instructions:
   You are a helpful customer support representative.
   
   Guidelines:
   - Greet customers warmly
   - Answer product questions using the knowledge base
   - Troubleshoot common issues
   - Escalate complex problems to human agents
   - Provide order status updates
   - Handle refund/return inquiries
   
   Tone: Friendly, patient, professional
   Response Length: 2-3 sentences
   
3. Add Knowledge:
   • Datastore: “Help Documentation”
   • Datastore: “FAQ Database”
   • Datastore: “Troubleshooting Guides”
   • Datasource: “Product Manual”
   • Datasource: “Return Policy”

• Respuestas instantáneas a las consultas de los clientes.
• Disponibilidad 24/7
• Información consistente y precisa.
• Reducción de la carga de trabajo del equipo de soporte.
• Mejor satisfacción del cliente

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Caso de uso 2: Calificación del cliente potencial

1. Create Session:
   • Name: “Sales - Lead Qualification”
   • Device: “Sales Team”
2. Configure AI Employee:
   Name: Lead Qualifier
   
   Instructions:
   You help qualify sales leads on WhatsApp.
   
   Process:
   1. Greet prospect warmly
   2. Ask about their business needs
   3. Inquire about budget and timeline
   4. Determine decision-making authority
   5. Score lead: Hot (9-10), Warm (6-8), Cold (1-5)
   6. Schedule demo for qualified leads
   
   Qualification Criteria:
   - Budget: $5,000+ monthly
   - Timeline: Within 3 months
   - Authority: Decision maker or influencer
   - Need: Clear pain point we can solve
   
   Tone: Professional, consultative, enthusiastic
   
3. Add Knowledge:
   • Datastore: “Product Catalog”
   • Datastore: “Pricing Information”
   • Datastore: “Case Studies”
   • Datasource: “Sales Scripts”

• Rápido tiempo de respuesta del cliente potencial
• Proceso de calificación consistente
• Mejor priorización de clientes potenciales
• Equipo de ventas más eficiente
• Tasas de conversión más altas

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Caso de uso 3: programación de citas

1. Create Session:
   • Name: “Appointments - Booking”
   • Device: “Booking Assistant”
2. Configure AI Employee:
   Name: Booking Assistant
   
   Instructions:
   You help customers schedule appointments on WhatsApp.
   
   Booking Process:
   1. Ask for preferred service type
   2. Check availability in calendar
   3. Offer 3 available time slots
   4. Confirm customer's choice
   5. Collect contact information
   6. Send confirmation with details
   7. Offer to add to customer's calendar
   
   Services Available:
   - Consultation (30 min)
   - Standard Appointment (1 hour)
   - Extended Session (2 hours)
   
   Business Hours: Mon-Fri, 9 AM - 6 PM
   
   Tone: Helpful, efficient, friendly
   
3. Add Knowledge:
   • Datastore: “Services Catalog”
   • Datastore: “Practitioner Bios”
   • Datasource: “Booking Policies”
   • Datasource: “Cancellation Policy”

• Conectar la herramienta de calendario (Google Calendar, Calendly)
• Habilitar la verificación del calendario en herramientas de inteligencia artificial.

• Disponibilidad de reserva 24 horas al día, 7 días a la semana
• Reducción de no presentaciones (confirmación inmediata)
• Menos trabajo administrativo
• Mayor comodidad para el cliente
• Mejora de la eficiencia del cronograma

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Caso de uso 4: Actualizaciones del estado del pedido

1. Create Session:
   • Name: “Order Updates”
   • Device: “Order Tracking”
2. Configure AI Employee:
   Name: Order Tracker
   
   Instructions:
   You help customers track their orders on WhatsApp.
   
   Process:
   1. Ask for order number
   2. Look up order in system
   3. Provide current status
   4. Give estimated delivery date
   5. Offer to send tracking link
   6. Handle issues (delays, problems)
   
   Status Types:
   - Processing: Order received, being prepared
   - Shipped: On the way to customer
   - Out for Delivery: Arriving today
   - Delivered: Successfully delivered
   - Issue: Problem requiring attention
   
   Tone: Clear, reassuring, helpful
   
3. Add Knowledge:
   • Datastore: “Shipping Information”
   • Datastore: “Order FAQ”
   • Datasource: “Delivery Policies”

• Conectarse al sistema de gestión de pedidos.
• Habilitar la herramienta de búsqueda de pedidos
• Enlace a las API del transportista de envío

• Consultas reducidas de “dónde está mi pedido”.
• Información de estado en tiempo real
• Mejor experiencia del cliente
• Menor volumen de soporte
• Resolución proactiva de problemas.

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Caso de uso 5: Asistente de recursos humanos

1. Create Session:
   • Name: “HR Assistant - Internal”
   • Device: “HR Bot”
2. Configure AI Employee:
   Name: HR Assistant
   
   Instructions:
   You help employees with HR-related questions on WhatsApp.
   
   Topics Covered:
   - Company policies
   - Benefits information
   - PTO and leave policies
   - Payroll questions
   - Internal procedures
   - Contact information
   
   Important:
   - Only share information from official documents
   - Direct sensitive issues to HR team
   - Be professional but friendly
   - Protect employee privacy
   
   Tone: Professional, helpful, empathetic
   
3. Add Knowledge:
   • Datastore: “Employee Handbook”
   • Datastore: “Benefits Documentation”
   • Datastore: “Company Policies”
   • Datasource: “PTO Policy 2025”
   • Datasource: “Remote Work Guidelines”

• Verifique la identidad del empleado antes de compartir información confidencial
• Considere sesiones separadas para diferentes regiones/departamentos

• Acceso 24 horas al día, 7 días a la semana a información de recursos humanos.
• Reducción de la carga de trabajo del equipo de RR.HH.
• Comunicación política consistente
• Respuestas más rápidas de los empleados
• Mejor comunicación interna

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6. Configuración avanzada

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Soporte multilingüe

Session 1: "Support - English"
├─ AI Employee: "Support Bot - EN"
├─ Instructions: Respond in English
└─ Knowledge: English documentation

Session 2: "Suporte - Português"
├─ AI Employee: "Bot de Suporte - PT"
├─ Instructions: Responda em português
└─ Knowledge: Documentação em português

Session 3: "Soporte - Español"
├─ AI Employee: "Bot de Soporte - ES"
├─ Instructions: Responde en español
└─ Knowledge: Documentación en español

• Mejor precisión del lenguaje
• Respuestas culturalmente apropiadas
• Conocimientos especializados por idioma.
• Mantenimiento y actualizaciones más fáciles

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Horario comercial versus fuera del horario laboral

Session 1: "Support - Business Hours"
├─ AI Employee: "Full Support Bot"
├─ Instructions:
│  - Answer all questions
│  - Escalate to human agents when needed
│  - Full access to all tools
└─ Knowledge: Complete knowledge base

Session 2: "Support - After Hours"
├─ AI Employee: "Night Support Bot"
├─ Instructions:
│  - Answer common questions
│  - Take messages for urgent issues
│  - Set expectations for response time
│  - Provide emergency contact if critical
└─ Knowledge: FAQ and emergency procedures only

• Manual: Cambio de sesión al final del día hábil
• Automatizado: use un programador externo para rotar

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Sesiones específicas del departamento

├─ "Sales - Main"
│  ├─ Lead qualification
│  ├─ Product information
│  └─ Demo scheduling
│
├─ "Support - Technical"
│  ├─ Troubleshooting
│  ├─ Bug reporting
│  └─ Feature requests
│
├─ "Support - Billing"
│  ├─ Invoice questions
│  ├─ Payment issues
│  └─ Subscription management
│
└─ "HR - Internal"
   ├─ Benefits questions
   ├─ Policy information
   └─ Time-off requests

• Utiliza diferentes números de WhatsApp por departamento
• O tener la ruta principal del bot al número apropiado
• Capacite al personal sobre qué número compartir

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Organización de la base de conocimientos

• Mantener el contenido actualizado y actualizado.
• Utilice un lenguaje claro y sencillo.
• Organizar por tema
• Incluir ejemplos
• Pruebe las respuestas de la IA después de las actualizaciones.

• Mezclar temas no relacionados
• Dejar información desactualizada
• Utilizar jerga demasiado técnica.
• Contenido duplicado entre fuentes.
• Sobrecarga con demasiadas fuentes

​

Instrucciones avanzadas de IA

Name: [AI Employee Name]

ROLE:
You are [role description]

PRIMARY GOALS:
1. [Goal 1]
2. [Goal 2]
3. [Goal 3]

CONVERSATION FLOW:
1. [Step 1]
2. [Step 2]
3. [Step 3]

RESPONSE GUIDELINES:
- Length: [guideline]
- Tone: [guideline]
- Format: [guideline]
- Language: [guideline]

KNOWLEDGE USAGE:
- When to search: [criteria]
- How to cite: [format]
- What to do if no answer: [action]

ESCALATION RULES:
- Escalate if: [condition 1]
- Escalate if: [condition 2]
- How to escalate: [process]

SPECIAL HANDLING:
- Emergencies: [action]
- Complaints: [action]
- Sensitive topics: [action]

DO:
✓ [Desired behavior 1]
✓ [Desired behavior 2]
✓ [Desired behavior 3]

DON'T:
✗ [Behavior to avoid 1]
✗ [Behavior to avoid 2]
✗ [Behavior to avoid 3]

EXAMPLES:

Example 1:
User: [example input]
AI: [example response]

Example 2:
User: [example input]
AI: [example response]

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7. Solución de problemas

​

Problema 1: Problemas con el código QR

• La ruleta cargando se muestra indefinidamente.
• El mensaje “Generando código QR…” persiste
• Modal se abre pero el código QR nunca aparece

1. Wait patiently (10-15 seconds)
   • Initial generation can take time
   • Server needs to create secure code
2. Click “Generate New QR Code”
   • Forces new code generation
   • Often resolves stuck states
3. Refresh browser page
   • Close modal completely
   • Refresh page (F5 or Ctrl+R)
   • Try creating session again
4. Check internet connection
   • Verify stable connection on computer
   • Test with other websites
   • Try different network if possible
5. Clear browser cache
   • Clear cache and cookies
   • Try incognito/private mode
   • Use different browser
6. Disable browser extensions
   • Temporarily disable ad blockers
   • Disable VPN if active
   • Try without security extensions

• Aparece el mensaje “Caducado”
• La cuenta regresiva llegó a cero
• El código no se escanea

1. Click “Generate New QR Code” button
2. Have WhatsApp app open and ready before generating
3. Navigate to Linked Devices screen first
4. Then generate code and scan immediately

• Abre WhatsApp primero
• Ir a la pantalla de dispositivos vinculados
• Tener la cámara lista
• Luego genera el código QR

• La cámara no reconoce el código.
• Escaneando pero no conectando
• Error “Código QR no válido” en WhatsApp

1. Improve lighting conditions
   • Ensure screen is well-lit
   • Avoid dark rooms
   • Turn on more lights
2. Adjust distance and angle
   • Move phone closer or further (15-30cm optimal)
   • Keep phone steady
   • Try different angles to avoid glare
3. Clean camera lens
   • Wipe phone camera with soft cloth
   • Remove any smudges or fingerprints
4. Increase screen brightness
   • Turn up monitor/laptop brightness
   • Reduce screen glare
   • Angle screen away from lights
5. Try different screen
   • Use different monitor if available
   • Try on laptop screen vs external monitor
   • Use phone or tablet to display QR Code
6. Screenshot method
   • Take screenshot of QR Code
   • Transfer to phone (email, cloud)
   • Open screenshot in gallery
   • Scan from photo
7. Update WhatsApp
   • Ensure latest version installed
   • Update from App Store/Play Store
   • Restart app after updating

​

Problema 2: Problemas de conexión de sesión

• El estado cambió de verde a amarillo.
• La marca de tiempo de la última actualización es antigua.
• No puedo recibir mensajes

• Aplicación WhatsApp desinstalada o datos borrados
• Dispositivo desconectado en la configuración de WhatsApp
• El teléfono estuvo desconectado durante un período prolongado
• Inestabilidad de la red
• Fallo de la aplicación WhatsApp o actualización forzada

1. Check WhatsApp app on phone
   Steps:
   1. Open WhatsApp on mobile
   2. Go to Settings → Linked Devices
   3. Look for "ZappWay" (or your device name)
   4. Check if it shows as active
   
2. Verify device in WhatsApp
   • If device is missing → Reconnect session
   • If device shows “Last active: long time ago” → Check phone connectivity
3. Reconnect session in ZappWay
   Steps:
   1. Click "Connect" button on session card
   2. QR Code modal opens
   3. Scan new QR Code with phone
   4. Wait for "Connected" status
   
4. Restart phone
   • Sometimes helps restore connection
   • Ensure WhatsApp starts automatically
5. Check network stability
   • Ensure phone has stable internet
   • Try switching between WiFi and mobile data
   • Check if WhatsApp is working normally
6. Update WhatsApp
   • Install latest version
   • Check for pending updates
   • Restart app after update

• No desconectes dispositivos manualmente en WhatsApp
• Mantener WhatsApp actualizado
• Mantener Internet estable en el teléfono.
• No borre los datos de WhatsApp innecesariamente

​

Problema 3: La IA no responde

• Los mensajes se muestran como leídos/entregados.
• No hay respuesta de la IA
• No hay errores visibles en el panel

• Empleado AI no asignado → Asignar empleado AI
• Empleado de AI inactivo → Activar en la página de Empleados de AI
• Base de conocimientos no conectada → Agregar almacenes de datos
• Límite de tarifa o cuota excedida → Verificar límites de uso
• Problemas de red → Verificar la estabilidad de la conexión

​

Problema 4: Errores de permisos y acceso

• No se puede acceder a la página de integraciones
• Botón “Nueva sesión” deshabilitado
• Mensajes de error de permiso
• Funciones atenuadas

​

Problema 5: La base de conocimientos no funciona

• La IA da respuestas genéricas
• No hace referencia a almacenes de datos
• Ignora los documentos cargados

1. Verify knowledge is connected
   Steps:
   1. Click "Manage" on session
   2. Check knowledge selector
   3. Ensure datastores/datasources are selected
   4. Look for knowledge display in footer
   
2. Check datastore status
   Steps:
   1. Go to Datastores page
   2. Find connected datastores
   3. Verify status is "Ready" not "Processing"
   4. Check document count
   
3. Test datastore search
   Steps:
   1. Open datastore in dashboard
   2. Use search function
   3. Try searching for known content
   4. Verify results appear
   
4. Review AI instructions
   Check if AI is instructed to:
   ✓ Search knowledge base
   ✓ Use provided information
   ✓ Cite sources
   
5. Upload test document
   Steps:
   1. Upload simple test file
   2. Wait for processing to complete
   3. Ask AI a question about the content
   4. Verify AI uses the information
   

​

8. Mejores prácticas

​

Diseño de flujo de trabajo

• Nombres de sesión claros y descriptivos.
• Un propósito por sesión
• Organizado por departamento/función
• Configuraciones de IA bien documentadas

• Nombres genéricos como “Sesión 1”
• Múltiples propósitos en una sola sesión.
• Configuraciones demasiado complicadas
• Configuraciones no documentadas

​

Configuración de empleados de IA

Name: WhatsApp Support Bot

Instructions:
You are a friendly customer support assistant on WhatsApp.

Response Guidelines:
- Keep messages concise (2-3 sentences max)
- Use emojis appropriately 😊
- Be conversational and warm
- Respond in the user's language
- Break long answers into multiple messages

WhatsApp Etiquette:
- Don't send walls of text
- Use bullet points for lists
- Respond quickly
- Be patient with typos
- Ask clarifying questions when needed

Knowledge Usage:
- Search knowledge base before responding
- Cite sources when providing information
- Admit when you don't know something
- Offer to escalate to human if needed

• Utilice GPT-4 para razonamientos complejos
• Utilice GPT-3.5 para obtener respuestas más rápidas y sencillas
• Ajuste la temperatura para la creatividad (se recomienda 0,3-0,7)

• Habilite la búsqueda en el almacén de datos para obtener respuestas basadas en conocimientos
• Habilitar formularios para la recopilación de datos.
• Habilitar HTTP para integraciones externas

​

Estrategia de base de conocimientos

• Mantener el contenido actualizado y actualizado.
• Utilice un lenguaje claro y sencillo.
• Organizar por tema
• Incluir ejemplos
• Pruebe las respuestas de la IA después de las actualizaciones.
• Eliminar información obsoleta

• Mezclar temas no relacionados
• Dejar información desactualizada
• Utilizar jerga demasiado técnica.
• Contenido duplicado entre fuentes.
• Sobrecarga con demasiadas fuentes

​

Seguridad y privacidad

1. Device Security:
   • Only scan QR Codes on trusted devices
   • Don’t share session credentials
   • Disconnect unused sessions immediately
   • Use unique device names for tracking
2. Data Privacy:
   • Messages are processed through ZappWay servers
   • Ensure GDPR/CCPA compliance
   • Inform customers about AI handling
   • Implement data retention policies
3. Access Control:
   • Limit who can create/manage sessions
   • Use role-based permissions
   • Audit session access regularly
   • Remove departed team members promptly

​

Optimización del rendimiento

1. Knowledge Base:
   • Keep datastores focused and relevant
   • Don’t overload with unnecessary documents
   • Regularly clean up old content
   • Use appropriate file formats
2. AI Configuration:
   • Use simpler models for faster responses
   • Optimize instructions for clarity
   • Enable only necessary tools
   • Set appropriate token limits
3. Connection Quality:
   • Maintain stable internet on phone
   • Keep WhatsApp app updated
   • Don’t disconnect/reconnect frequently
   • Monitor session health regularly

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Monitoreo y mantenimiento

• Verificar el estado de la conexión de la sesión.
• Monitorear desconexiones
• Revisar los flujos de conversación críticos.
• Abordar cualquier problema urgente.

• Revisar el desempeño de los empleados de IA
• Actualizar las bases de conocimientos si es necesario.
• Prueba de escenarios de conversación.
• Verificar la calidad de la respuesta.

• Auditar todas las sesiones activas
• Eliminar sesiones no utilizadas
• Revisar y optimizar las configuraciones de IA.
• Verifique el uso de la suscripción versus los límites
• Actualizar documentación
• Capacitar al equipo sobre cambios.

• Revisión importante del flujo de trabajo.
• Actualizar procesos de negocio.
• Evaluar el ROI y la efectividad.
• Planear mejoras
• Revisar las medidas de seguridad.

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Pruebas y garantía de calidad

1. Create Test Session:
   • Use separate WhatsApp number
   • Configure identical AI setup
   • Test thoroughly
2. Test Scenarios:
   ✓ Common customer questions
   ✓ Edge cases and unusual requests
   ✓ Multi-language support (if applicable)
   ✓ Escalation procedures
   ✓ Error handling
   ✓ Response times
   
3. Gather Feedback:
   • Internal team testing
   • Beta users if possible
   • Monitor first conversations closely
   • Iterate based on results

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📞 Soporte y recursos

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Obteniendo ayuda

• Correo electrónico: support@zappway.ai
• Chat en vivo: Disponible en el panel
• Tiempo de respuesta: 24-48 horas

• ID o nombre de la sesión
• Descripción detallada del problema
• Capturas de pantalla de errores
• Pasos para reproducir el problema
• Información del navegador y del dispositivo

• Para problemas críticos que afectan las operaciones comerciales.
• Marcar correos electrónicos como “Urgente”
• Incluir evaluación de impacto

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Recursos de documentación

• Configuración de empleado de IA
• Gestión del almacén de datos
• Referencia de API
• Descripción general de integraciones

• Tutorial de configuración de WhatsApp
• Configuración de empleados de IA
• Integración de la base de conocimientos
• Solución de problemas comunes

• Foro de usuarios (si está disponible)
• Tablero de solicitud de funciones
• Mejores prácticas comunitarias.
• Estudios de casos de usuarios

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Comentarios y solicitudes de funciones

1. In-App Feedback:
   • Click feedback button in dashboard
   • Describe your suggestion
   • Include use case details
2. Email Requests:
   • Send to features@zappway.ai
   • Explain business need
   • Provide examples
3. Community Voting:
   • Visit feature board
   • Vote on existing requests
   • Add comments with context

• Panel de análisis de sesiones
• Seguimiento del volumen de mensajes
• Lógica de enrutamiento avanzada
• Conversaciones multiagente
• Soporte de mensajes de plantilla

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✅ Referencia rápida

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Lista de verificación de configuración

Pre-Setup:
✓ Premium subscription active
✓ WhatsApp installed on phone
✓ AI Employee created
✓ Knowledge base prepared

Setup Steps:
✓ Access WhatsApp integration page
✓ Create new session
✓ Scan QR Code
✓ Assign AI Employee
✓ Add knowledge base
✓ Test with sample messages
✓ Document configuration

Post-Setup:
✓ Monitor first conversations
✓ Adjust AI instructions if needed
✓ Train team on usage
✓ Set up alerts

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Atajos esenciales

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Guía de referencia de estado

🟢 Connected
   → Everything working normally
   → AI responding to messages
   → No action needed

🟡 Disconnected
   → Not receiving messages
   → Click "Connect" to reconnect
   → Scan new QR Code

🔵 Pairing
   → Connection in progress
   → Wait for completion
   → Don't close modal

🔴 Error
   → Connection failed
   → Check troubleshooting guide
   → Try "Generate New QR Code"

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Comandos comunes

WhatsApp-Specific Commands:

Response Format:
- Keep under 3 sentences
- Use line breaks for readability
- Add emojis for friendliness

Escalation:
- If question too complex: "Let me connect you with a specialist"
- If technical issue: "I'll create a ticket for our team"
- If emergency: "This requires immediate attention. Please call [number]"

Language:
- Detect user's language
- Respond in same language
- Be culturally appropriate

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🔄 Actualizaciones y registro de cambios

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Versión 2.0 (marzo de 2026)

• ✅ Soporte para múltiples sesiones
• ✅ Creación de empleados de IA en modo
• ✅ Actualizaciones de estado en tiempo real
• ✅ Selector de base de conocimientos mejorado
• ✅ UI de gestión de sesiones mejorada
• ✅ Mejor manejo de errores

• Generación de códigos QR más rápida
• Conexiones más estables
• Mejor compatibilidad móvil
• Medidas de seguridad mejoradas

• Se corrigieron problemas de vencimiento del código QR.
• Problemas de desconexión resueltos
• Flujo de eliminación de sesión mejorado
• Se corrigieron problemas de sincronización de la base de conocimientos.

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Muy pronto

• 📊 Panel de análisis de sesiones
• 📈 Seguimiento del volumen de mensajes
• 🔔 Alertas de estado de conexión
• 📱 Gestión de aplicaciones móviles
• 🤖 Conversaciones multiagente

• 📋 Soporte de mensajes de plantilla
• 🔄 Lógica de enrutamiento avanzada
• 📊 Métricas de rendimiento
• 🎯 Pruebas A/B para respuestas de IA
• 🔗 integraciones de webhooks

• Soporte de mensajes de voz
• Capacidades de reconocimiento de imágenes.
• Manejo de mensajes de vídeo.
• Soporte de chat grupal
• Funciones de mensajes de difusión

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📊 Planes y límites de suscripción

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Límites de sesión por plan

• Verifique el uso en la parte superior de la página de integraciones
• Formato: “Sesiones X/Y utilizadas”
• Aparece una advertencia cuando se alcanza el límite

1. Haga clic en el botón “Actualizar” en la alerta.
2. O vaya a Configuración → Facturación
3. Selecciona un nuevo plan
4. Pago completo
5. Los límites se actualizan inmediatamente

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🎓 Recursos de formación

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Para administradores

• Creación y gestión de sesiones.
• Proceso de conexión del Código QR
• Configuración de empleados de IA
• Integración de la base de conocimientos.
• Mejores prácticas de seguridad

• Monitoreo de la salud de la sesión.
• Actualización de configuraciones de IA
• Gestionar el acceso del equipo.
• Solución de problemas

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Para usuarios finales

• Cómo interactúan los clientes
• Tiempos de respuesta esperados
• Procedimientos de escalada
• Cuándo utilizar el apoyo humano

• Comunicación clara
• Casos de uso apropiados
• Consideraciones de privacidad
• Recopilación de comentarios

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📋 Cumplimiento y Legal

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Procesamiento de datos

• Mensajes de WhatsApp enviados a sesiones conectadas.
• Números de teléfono de usuario
• Marcas de tiempo de mensajes
• Metadatos de conversación

• Procesar mensajes a través de AI Employee
• Generar respuestas automatizadas
• Mejorar la calidad del servicio.
• Análisis y seguimiento.

• Mensajes almacenados según la política de retención.
• Períodos de retención configurables
• Eliminación previa solicitud
• Cumplimiento de la normativa

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Términos de servicio

• Cumplir con los Términos de Servicio de WhatsApp
• Obtener los consentimientos necesarios del cliente.
• Proteger las credenciales de acceso
• Informar problemas de seguridad con prontitud

• Spam o mensajes no solicitados
• Contenidos o actividades ilegales.
• Acoso o abuso
• Violaciones de los Términos de Servicio

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🌟 Historias de éxito

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Automatización de atención al cliente

• 80% de las consultas gestionadas automáticamente
• Tiempo de respuesta reducido de horas a segundos
• La satisfacción del cliente aumentó un 35%
• El equipo de soporte se centra en problemas complejos.

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Calificación del cliente potencial

• 100% de los clientes potenciales calificados en 5 minutos
• La tasa de conversión del equipo de ventas aumentó un 25%
• El tiempo de respuesta de los clientes potenciales mejoró un 90%
• Más demostraciones calificadas reservadas

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💡 Consejos y trucos

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Consejos profesionales

1. Use Templates:
   • Create AI instruction templates
   • Reuse for similar sessions
   • Document successful patterns
2. Test Regularly:
   • Send test messages weekly
   • Verify AI responses
   • Check knowledge base accuracy
3. Monitor Performance:
   • Track response quality
   • Measure customer satisfaction
   • Iterate based on data
4. Keep It Updated:
   • Refresh knowledge base monthly
   • Update AI instructions quarterly
   • Remove outdated sessions
5. Backup Configurations:
   • Document AI settings
   • Save successful instructions
   • Keep configuration history