Bandeja de entrada de correo electrónico

Importante: Las bandejas de entrada de correo electrónico funcionan reenviando los correos electrónicos de su empresa a ZappWay. Sus empleados de IA responden automáticamente según sus conocimientos e instrucciones asignados. Actualmente, los correos electrónicos se envían desde your-alias@mail.zappway.ai.

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🔢 Tabla de contenidos

1. Overview
2. Prerequisites
3. Getting Started
4. Available Features
5. Common Use Cases
6. Email Provider Setup
7. Troubleshooting
8. Best Practices

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1. Descripción general

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¿Qué es la bandeja de entrada de correo electrónico?

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Características clave

• Reenvío de correo electrónico: configuración sencilla con cualquier proveedor de correo electrónico
• Respuestas impulsadas por IA: respuestas inteligentes basadas en su base de conocimientos
• Múltiples bandejas de entrada: cree bandejas de entrada separadas para diferentes propósitos
• Integración de conocimientos: conecte almacenes de datos y fuentes de datos para obtener contexto
• Asignación de empleados de IA: asigne empleados de IA específicos para manejar los correos electrónicos
• Panel de estado: vea la IA asignada y las fuentes de conocimiento conectadas
• Automatización 24 horas al día, 7 días a la semana: nunca te pierdas un correo electrónico, incluso fuera del horario comercial

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Cómo funciona

Customer Email → Your Business Email → Forwarded to ZappWay → AI Processes → AI Responds

1. El cliente envía un correo electrónico a support@yourcompany.com
2. Su proveedor de correo electrónico lo reenvía a su bandeja de entrada de ZappWay.
3. El empleado de IA lee el correo electrónico y busca la base de conocimientos asignada.
4. La IA genera una respuesta adecuada
5. La respuesta se envía desde your-alias@mail.zappway.ai

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Qué puedes hacer

• Automatizar las respuestas de atención al cliente.
• Calificar clientes potenciales de ventas automáticamente
• Manejar consultas frecuentes 24 horas al día, 7 días a la semana
• Proporcionar respuestas instantáneas a preguntas comunes
• Reducir la carga de trabajo del equipo de soporte.
• Escalar las operaciones de correo electrónico de manera eficiente

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Limitaciones actuales

• ⚠️ Los correos electrónicos se envían desde your-alias@mail.zappway.ai (no dominio personalizado)
• ⚠️ Aún no está disponible la verificación personalizada del remitente
• ⚠️ Solo reenvío de correo electrónico básico (sin enrutamiento avanzado)

• Direcciones de remitente de dominio personalizado
• Sistema de verificación de correo electrónico
• Enrutamiento y filtrado avanzados
• Plantillas de correo electrónico
• Panel de análisis

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2. Requisitos previos

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Antes de comenzar

• Cuenta ZappWay activa
• Dirección de correo electrónico comercial existente (por ejemplo, soporte@empresa.com)
• Acceso a la configuración del proveedor de correo electrónico (para configuración de reenvío)
• Al menos un empleado de IA creado en su organización

• Base de conocimientos (almacenes de datos/fuentes de datos) preparada
• Caso de uso claro para la automatización del correo electrónico
• Pruebe la cuenta de correo electrónico para la configuración inicial

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Acceso al proveedor de correo electrónico

• Configuración de reenvío de correo electrónico
• Cuenta de administrador si utiliza el correo electrónico de la empresa
• Posibilidad de configurar reglas de reenvío

• Gmail/espacio de trabajo de Google
• Outlook/Microsoft 365
• Correo Yahoo -Correo de protones
• Cualquier proveedor con capacidad de reenvío

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Requisitos de los empleados de IA

• Instrucciones claras para respuestas por correo electrónico.
• Base de conocimientos conectada (almacenes de datos/fuentes de datos)
• Tono adecuado y pautas de estilo.
• Reglas de escalada si es necesario

• Estilo de respuesta conciso
• Tono profesional
• Pautas claras de escalada
• Formato específico de correo electrónico

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3. Primeros pasos

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Configuración rápida (10 minutos)

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Paso 1: crear una bandeja de entrada de correo electrónico

1. Log in to your ZappWay dashboard
2. Navigate to Email Inboxes from the left sidebar
3. Click “Create New Inbox” or “New Email Inbox” button

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Paso 2: Configurar el nombre de la bandeja de entrada

• Proporcione un nombre descriptivo para su bandeja de entrada
• Este nombre es solo para su organización interna.
• Ejemplos: “Bandeja de entrada de atención al cliente”, “Consultas de ventas”, “Información general”

• Utilice nombres claros y descriptivos.
• Incluir departamento o propósito
• Considere agregar idioma (por ejemplo, “Soporte - EN”, “Soporte - PT”)
• Evite nombres genéricos como “Bandeja de entrada 1”

• Formato: [your-alias]@mail.zappway.ai
• Ejemplo: a1b2c3d4e5@mail.zappway.ai

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Paso 3: Habilite las respuestas de IA

1. In the inbox Settings tab, find the “Activate AI” toggle
2. Switch the toggle to ON (enabled state)
3. The AI configuration section will expand below

• Sin la IA habilitada, los correos electrónicos se reciben pero no se responden
• La IA debe estar activa para respuestas automáticas.
• Puedes desactivar la IA temporalmente sin borrar la bandeja de entrada

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Paso 4: Seleccionar empleado de IA

1. Click the AI Employee dropdown selector
2. Browse or search your existing AI Employees
3. Select the appropriate AI Employee for this inbox

1. Click ”+ Create AI Employee” option in dropdown
2. A modal form will open
3. Fill in the AI Employee details:
   • Name: Descriptive name
   • Instructions: Detailed behavior guidelines
   • Tools: Enable necessary tools
   • Model Settings: Configure model preferences
4. Click “Create” to save
5. The new AI Employee is automatically assigned to the inbox

Instructions Example:

You are a customer support representative responding to emails.

Response Guidelines:
- Greet customers professionally by name
- Answer questions using the knowledge base
- Provide clear, step-by-step solutions
- Include relevant documentation links
- Be empathetic and understanding
- Keep responses concise (3-5 paragraphs max)
- Use bullet points for lists
- End with offer to help further

Escalation:
- Escalate to human if customer is frustrated
- Escalate complex technical issues
- Escalate refund requests over $100

Tone: Professional, friendly, helpful
Format: Well-structured with paragraphs and bullet points

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Paso 5: Agregar fuentes de conocimiento (opcional)

• Almacenes de datos: colecciones de documentos (documentos de ayuda, preguntas frecuentes, políticas)
• Fuentes de datos: archivos individuales (manuales de productos, guías)

1. In the AI configuration section, find the Knowledge selector
2. Click to open the knowledge picker modal
3. Search and Select:
   • Type to search available datastores and datasources
   • Click to select one or multiple items
   • Selected items appear as chips
4. Click “Select” or “Save” to confirm

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Paso 6: Guardar configuración

1. After selecting AI Employee and knowledge sources
2. Click the “Save” or “Select” button
3. Configuration is saved immediately

• Nombre de la bandeja de entrada: su nombre configurado
• Empleado AI asignado: nombre e identificación única
• Almacenes de datos conectados: Lista de almacenes de datos (si los hay)
• Fuentes de datos conectadas: Lista de fuentes de datos (si las hay)

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Paso 7: configurar el reenvío de correo electrónico

1. Navigate to the “Install” or “Forwarding” tab in your inbox
2. Copy the displayed forwarding address
   • Format: [your-alias]@mail.zappway.ai
   • This is unique to your inbox

1. Log in to your email provider (Gmail, Outlook, etc.)
2. Go to email forwarding settings
3. Add the ZappWay forwarding address
4. Enable forwarding and save

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Paso 8: Pruebe su configuración

1. From another email account, send a test email to your business email
2. Subject: “Test”
3. Body: “This is a test email to verify the inbox is working.”

Testing Checklist:
✓ Email received in ZappWay inbox (check inbox view)
✓ AI processes the email (may take 5-30 seconds)
✓ AI generates response (check content is appropriate)
✓ Response sent successfully
✓ Response appears in sender's inbox
✓ Response is from your-alias@mail.zappway.ai
✓ Response content is accurate and helpful
✓ Knowledge base information is used correctly

1. In ZappWay:
   • Check inbox view for received email
   • Verify AI response was generated
   • Review response quality
2. In Test Email Account:
   • Check for response email
   • Verify sender address (your-alias@mail.zappway.ai)
   • Review response content
   • Check formatting is proper

• Espere 2-3 minutos (el procesamiento puede llevar tiempo)
• Comprobar carpetas de spam/basura
• Verificar que el reenvío esté habilitado
• Revise la sección de solución de problemas a continuación

1. Vuelve a la configuración de la bandeja de entrada.
2. Modificar las instrucciones de los empleados de IA
3. Agregar o ajustar fuentes de conocimiento
4. Guardar cambios
5. Prueba de nuevo

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4. Funciones disponibles

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Característica 1: Gestión de la bandeja de entrada de correo electrónico

• Configurar bandejas de entrada ilimitadas (según el plan)
• Asigne nombres únicos para una fácil identificación
• Cada bandeja de entrada obtiene una dirección de reenvío única
• Configuración independiente de conocimientos e inteligencia artificial.

• Ver todas las bandejas de entrada en un panel
• Supervisar el estado y la actividad de la bandeja de entrada.
• Acceso rápido a la configuración.
• Ver la IA y el conocimiento asignados

• Actualizar nombres de bandeja de entrada
• Cambiar las asignaciones de los empleados de IA
• Modificar las conexiones de la base de conocimientos.
• Activar/desactivar respuestas de IA
• Eliminar bandejas de entrada no utilizadas

• Nombre de la bandeja de entrada: su identificador personalizado
• Dirección de reenvío: dirección de entrada única
• Estado AI: indicador activo/inactivo
• IA asignada: Nombre del empleado de IA
• Botones de acción: Configuración, Ver mensajes, Eliminar

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Característica 2: Asignación de empleados de IA

• Atender tipos específicos de consultas.
• Utilice bases de conocimientos relevantes.
• Aplicar tono y estilo apropiado.
• Seguir los procesos específicos del departamento.
• Escalar las operaciones de manera eficiente

1. Abra la configuración de la bandeja de entrada
2. Habilite la opción “Activar AI”
3. Haga clic en el menú desplegable Empleado de IA
4. Seleccione entre los empleados de IA de su organización.
5. Guardar configuración

1. Abra la configuración de la bandeja de entrada
2. Habilite la opción “Activar AI”
3. Haga clic en ”+ Crear empleado de IA” en el menú desplegable.
4. Rellenar formulario de creación:
   • Configuraciones generales (nombre, descripción, instrucciones)
   • Configuración de herramientas
   • Modelo y configuración de mensajes
5. Haga clic en “Crear”
6. El empleado de IA se asigna automáticamente a la bandeja de entrada

• Instrucciones: pautas de comportamiento detalladas
• Conocimiento: almacenes de datos y fuentes de datos conectados
• Herramientas: habilita integraciones específicas
• Configuración del modelo: temperatura, límites de token, etc.

1. Vaya a Configuración de la bandeja de entrada
2. Seleccione un empleado de IA diferente del menú desplegable
3. Ajuste las fuentes de conocimiento si es necesario
4. Guardar cambios
5. La nueva configuración entra en vigor inmediatamente

• Diferentes idiomas: soporte en inglés frente a soporte en portugués
• Diferentes funciones: Ventas vs Soporte vs Información general
• Diferentes niveles de experiencia: soporte de nivel 1 frente a nivel 2
• Diferentes tonos: Formal vs casual

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Característica 3: Integración de la base de conocimientos

• Colecciones de múltiples documentos.
• Organizado por tema o categoría
• Ejemplos: documentación de ayuda, base de datos de preguntas frecuentes, manuales de productos
• Adecuado para amplias áreas de conocimiento.

• Documentos individuales o fuentes de datos.
• Más centrado y específico.
• Ejemplos: PDF único, guía específica, política más reciente
• Adecuado para información específica

• Precisión: la IA utiliza su documentación real
• Consistencia: la misma información correcta siempre
• Moneda: actualice el conocimiento para reflejar los últimos cambios
• Experiencia: la IA se vuelve experta en su dominio
• Errores reducidos: menos alucinaciones e información incorrecta

1. Email Received: Customer sends question
2. AI Searches Knowledge: Semantic search across connected sources
3. AI Finds Information: Retrieves most relevant content
4. AI Generates Response: Uses found information to answer
5. AI Cites Sources: References documents when appropriate
6. Response Sent: Email with accurate information

1. Go to inbox Settings tab
2. Find the Knowledge selector section
3. Click to open knowledge picker
4. Search for datastores or datasources by name
5. Select one or multiple items
6. Selected items appear as chips
7. Click “Save” to apply

• Selección múltiple: elija múltiples almacenes de datos y fuentes de datos
• Funcionalidad de búsqueda: escriba para filtrar los elementos disponibles
• Agrupados por tipo: almacenes de datos y fuentes de datos separados
• Comentarios visuales: los elementos seleccionados se muestran como chips extraíbles
• Fácil eliminación: haga clic en X en el chip para eliminar la selección

1. Vaya a Configuración de la bandeja de entrada
2. Haga clic en el selector de conocimientos.
3. Agregue nuevos elementos o elimine los existentes
4. Haga clic en “Guardar”
5. Los cambios entran en vigor inmediatamente

• Mantener los conocimientos actualizados y actualizados.
• Utilice documentos claros y bien organizados.
• Incluir preguntas y respuestas comunes.
• Pruebe las respuestas de la IA después de las actualizaciones.
• Eliminar información obsoleta
• Organizar por tema o departamento

• Sobrecarga con demasiadas fuentes (lenta las respuestas)
• Mezclar temas no relacionados en la misma bandeja de entrada
• Dejar políticas o información desactualizada
• Olvídese de actualizar después de cambios de producto
• Utilice documentos poco claros o mal formateados

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Característica 4: Activar alternancia de IA

• Activar o desactivar las respuestas automáticas de IA
• Mantenga la bandeja de entrada activa sin intervención de IA
• Controla manualmente cuándo debe responder la IA.
• Pruebe las configuraciones antes de entrar en funcionamiento.

• Probando nueva configuración.
• Durante el mantenimiento del sistema
• Cuando quieras respuestas manuales únicamente
• Solución de problemas

• Bandeja de entrada utilizada solo para recibir (no responder)
• Revisión manual antes de la respuesta de la IA.
• Bandeja de entrada de respaldo sin automatización

1. Vaya a Configuración de la bandeja de entrada
2. Busque el botón “Activar IA”
3. Cambie a la posición ON
4. Configurar el conocimiento y los empleados de IA
5. Guardar configuración

1. Vaya a Configuración de la bandeja de entrada
2. Busque el botón “Activar IA”
3. Cambie a la posición APAGADO
4. La configuración se guarda pero no se utiliza.
5. Aún se reciben correos electrónicos, pero no se responden

• Deshabilitar la IA no elimina la configuración
• Puede volver a habilitar sin reconfigurar
• Los correos electrónicos aún se reciben cuando están deshabilitados
• Perfecto para probar antes de publicarlo

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Característica 5: Panel de estado de la bandeja de entrada

• Nombre de la bandeja de entrada: su identificador personalizado
• Dirección de reenvío: dónde enviar correos electrónicos
• Estado de AI: Activo o Inactivo
• Empleado AI asignado: Nombre e ID
• Conocimiento conectado: recuento de almacenes y fuentes de datos
• Actividad reciente: último correo electrónico recibido (si está disponible)

• Configuración: Modificar la configuración de la bandeja de entrada
• Ver mensajes: ver los correos electrónicos recibidos
• Eliminar: eliminar la bandeja de entrada de forma permanente

• Ver todas las bandejas de entrada en una sola vista
• Comprobación rápida del estado de cada uno
• Identificar problemas de configuración.
• Accede a la configuración rápidamente

• El panel muestra la configuración guardada
• Actualizar la página para ver el estado más reciente
• No hay actualizaciones automáticas actualmente

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5. Casos de uso comunes

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Caso de uso 1: Automatización de atención al cliente

• Nombre: “Bandeja de entrada de atención al cliente”
• Reenviar desde: support@yourcompany.com
• Reenviar a: inbox-xxxxx@mail.zappway.ai

• Almacén de datos: “Documentación de ayuda”
• Almacén de datos: “Base de datos de preguntas frecuentes”
• Almacén de datos: “Guías de solución de problemas”
• Fuente de datos: “Manual del producto”
• Fuente de datos: “Problemas y soluciones comunes”

• Respuestas instantáneas (incluso a las 3 a.m.)
• Información consistente y precisa.
• Volumen reducido de tickets de soporte
• Mejor satisfacción del cliente
• El equipo de soporte se centra en problemas complejos.
• Escalar soporte sin contratar

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Caso de uso 2: Calificación del cliente potencial

• Nombre: “Bandeja de entrada de consultas de ventas”
• Reenvío desde: sales@yourcompany.com
• Reenviar a: inbox-xxxxx@mail.zappway.ai

• Almacén de datos: “Catálogo de productos”
• Almacén de datos: “Información de precios”
• Almacén de datos: “Estudios de casos”
• Almacén de datos: “Análisis Competitivo”
• Fuente de datos: “Guiones de ventas”
• Fuente de datos: “Manejadores de objeciones”
• Fuente de datos: “Guía de calculadora de ROI”

• Respuesta inmediata del cliente potencial (sin demoras)
• Proceso de calificación consistente
• Mejor priorización de clientes potenciales
• Equipo de ventas más eficiente
• Tasas de conversión más altas
• Captura de clientes potenciales 24 horas al día, 7 días a la semana
• Ningún cable se desliza por las grietas

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Caso de uso 3: Solicitudes de información general

• Nombre: “Bandeja de entrada de información general”
• Reenvío desde: info@tuempresa.com
• Reenviar a: inbox-xxxxx@mail.zappway.ai

• Almacén de datos: “Información de la empresa”
• Almacén de datos: “Descripción general de servicios”
• Fuente de datos: “Directorio de contactos”
• Fuente de datos: “Ubicaciones de oficinas”
• Fuente de datos: “Preguntas frecuentes - General”

• Provisión de información instantánea
• Ruta adecuada a los departamentos.
• Carga de consultas generales reducida
• Mejor primera impresión
• Información consistente de la empresa.

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6. Configuración del proveedor de correo electrónico

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Gmail/espacio de trabajo de Google

1. Access Gmail Settings:
   • Open Gmail in your web browser
   • Click the gear icon (⚙️) in the top right corner
   • Select “See all settings”
2. Navigate to Forwarding:
   • Click the “Forwarding and POP/IMAP” tab at the top
   • Find the “Forwarding” section
3. Add Forwarding Address:
   • Click “Add a forwarding address” button
   • Enter your ZappWay forwarding address:
     inbox-xxxxx@mail.zappway.ai
     
   • Click “Next”
   • Click “Proceed” in the confirmation dialog
4. Verify Forwarding:
   • Google sends a confirmation email to the ZappWay address
   • ZappWay automatically confirms this (no action needed from you)
   • Wait 1-2 minutes for the verification to complete
   • Refresh your Gmail settings page
5. Enable Forwarding:
   • Once verified, select “Forward a copy of incoming mail to”
   • Choose your ZappWay address from the dropdown
   • Select what happens to Gmail’s copy:
     • “Keep Gmail’s copy in the Inbox” (recommended) ✓
     • “Mark Gmail’s copy as read”
     • “Archive Gmail’s copy”
     • “Delete Gmail’s copy”
   • Click “Save Changes” at the bottom

• Aún puedes ver todos los correos electrónicos
• Los agentes humanos pueden acceder si es necesario.
• Copia de seguridad en caso de problemas.
• Se mantiene un seguimiento de auditoría

1. Send a test email to your Gmail address
2. Check that a copy appears in Gmail inbox
3. Check that copy appears in ZappWay inbox (may take 1-2 minutes)
4. Verify AI responds appropriately
5. Confirm response is sent from your-alias@mail.zappway.ai

• La verificación no se completa: espere 5 minutos y actualice la página
• La dirección de reenvío no se copia correctamente: asegúrese de que no haya espacios adicionales
• Correos electrónicos no reenviados: Verifique que el reenvío esté habilitado (no deshabilitado)
• Retrasos en el reenvío: normal, puede tardar entre 1 y 3 minutos

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Outlook/Microsoft 365

1. Access Outlook Settings:
   • Open Outlook.com or Outlook web app
   • Click the gear icon (⚙️) in the top right for Settings
   • Select “View all Outlook settings” at the bottom
2. Navigate to Forwarding:
   • In the left sidebar, click “Mail”
   • Select “Forwarding” from the submenu
3. Enable Forwarding:
   • Check the box “Enable forwarding”
   • In the text field, enter your ZappWay forwarding address:
     inbox-xxxxx@mail.zappway.ai
     
   • Check “Keep a copy of forwarded messages” (recommended)
   • Click “Save” at the top

1. Send a test email to your Outlook address
2. Verify copy stays in Outlook inbox
3. Check that copy appears in ZappWay (may take 2-3 minutes)
4. Confirm AI response is generated
5. Verify response is sent from your-alias@mail.zappway.ai

• El reenvío no funciona: asegúrese de que la casilla de verificación esté marcada (habilitada)
• Dirección que no acepta: Verifique que no haya errores tipográficos en la dirección de reenvío
• Reenvío retrasado: normal para Outlook, puede tardar entre 2 y 5 minutos
• Los cambios no se guardan: pruebe con un navegador diferente o borre el caché

• Es posible que necesites permisos de administrador para habilitar el reenvío
• Algunas organizaciones desactivan el reenvío por motivos de seguridad.
• Póngase en contacto con su administrador de TI si la opción de reenvío no está disponible
• Considere la posibilidad de utilizar reglas de correo electrónico como alternativa si se bloquea el reenvío.

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Correo de yahoo

1. Access Yahoo Settings:
   • Log in to Yahoo Mail
   • Click the gear icon (⚙️) in the top right corner
   • Select “More Settings” from the dropdown
2. Navigate to Forwarding:
   • In the left menu, click “Mailboxes”
   • Select your email address from the list
   • Scroll down to the “Forwarding” section
3. Add Forwarding Address:
   • In the forwarding field, enter your ZappWay address:
     inbox-xxxxx@mail.zappway.ai
     
   • Select “Store and forward” (keeps copy in Yahoo)
   • Click “Verify” button
4. Confirm Verification:
   • Yahoo sends a verification email to the ZappWay address
   • Check your ZappWay inbox for the verification email
   • Click the verification link in the email
   • Return to Yahoo Mail settings page
5. Enable Forwarding:
   • After verification, the forwarding section updates
   • Check the “Enable automatic forwarding” box
   • Ensure “Store and forward” is still selected
   • Click “Save” button

1. Send test email to your Yahoo address
2. Verify copy remains in Yahoo inbox
3. Check ZappWay inbox for forwarded copy (2-3 minutes)
4. Confirm AI generates response
5. Check response is sent properly

• Correo electrónico de verificación no recibido: revise la bandeja de entrada y el correo no deseado de ZappWay
• Enlace de verificación caducado: Solicitar nueva verificación
• Reenvío no habilitado: asegúrese de que la casilla de verificación esté marcada después de la verificación
• Correos electrónicos no reenviados: intente deshabilitar y volver a habilitar el reenvío

​

Correo de protones

1. Access ProtonMail Settings:
   • Log in to ProtonMail
   • Click Settings (gear icon)
   • Go to “Filters” section
2. Create Custom Filter:
   • Click “Add filter” or “Add sieve filter”
   • Name: “Forward to ZappWay”
   • Conditions: Apply to all incoming mail (or specific criteria)
3. Set Filter Action:
   • Action: “Forward”
   • Forward to: inbox-xxxxx@mail.zappway.ai
   • Option: Keep copy in ProtonMail (recommended)
   • Save filter

• Es posible que tengas que reenviar manualmente correos electrónicos importantes
• Considere usar ProtonMail Bridge para configuraciones avanzadas
• Póngase en contacto con el soporte de ProtonMail para conocer las opciones de reenvío comercial

​

Otros proveedores de correo electrónico

1. Find Settings:
   • Look for Settings, Options, or Preferences
   • Usually accessed via gear icon (⚙️) or menu (☰)
2. Locate Forwarding Option:
   • Find “Forwarding”, “Auto-forward”, or “Mail forwarding”
   • Usually under Mail, Inbox, or Advanced settings
   • May be called “Email forwarding” or “Forward email”
3. Add Forwarding Address:
   • Enter ZappWay forwarding address
   • Format: inbox-xxxxx@mail.zappway.ai
   • Copy exactly from ZappWay (no extra spaces)
4. Verify if Required:
   • Some providers require email verification
   • Check ZappWay inbox for verification email
   • Click verification link or enter code
   • Return to provider settings
5. Enable and Save:
   • Enable/activate forwarding option
   • Choose to keep copy (recommended)
   • Save changes
   • Test with sample email

• Zoho Mail: Configuración → Correo → Filtros → Reenvío
• FastMail: Configuración → Reglas → Reenvío
• iCloud Mail: Configuración → Reenvío (solo web)
• AOL Mail: Opciones → Configuración de correo → Reenvío
• GMX Mail: Configuración → POP3 y reenvío

1. Search Provider Documentation:
   • Search: “[Provider Name] email forwarding setup”
   • Look for official help articles
   • Check video tutorials if available
2. Contact Provider Support:
   • Reach out to your email provider’s support team
   • Ask about email forwarding capabilities
   • Request step-by-step instructions
3. Contact ZappWay Support:
   • Email: support@zappway.ai
   • Include: Email provider name, any error messages
   • We’ll help troubleshoot or provide guidance

​

7. Solución de problemas

​

Problema 1: Los correos electrónicos no se reenvían

• No se muestran correos electrónicos en la bandeja de entrada de ZappWay
• La IA no responde a los correos electrónicos.
• El reenvío parece inactivo o no funciona

Steps:
1. Log in to your email provider (Gmail, Outlook, Yahoo, etc.)
2. Go to email forwarding settings
3. Check that forwarding toggle/checkbox is enabled
4. Verify ZappWay address is listed as forwarding destination
5. Ensure forwarding wasn't accidentally disabled

Correct format:
inbox-xxxxx@mail.zappway.ai

Common mistakes to avoid:
✗ inbox-xxxxx@zappway.ai (wrong domain, missing "mail")
✗ inbox-xxxxx@ mail.zappway.ai (extra space)
✗ inbox-xxxxx@inbound.zappway.com (wrong extension)

How to fix:
1. Copy forwarding address from ZappWay inbox settings
2. Paste directly (don't type manually)
3. Remove existing forwarding rule
4. Add new rule with correct address
5. Save and test

Steps:
1. From a different email account (not the forwarding one)
2. Send a simple test email:
   To: your-business-email@domain.com
   Subject: Test
   Body: This is a test email
3. Wait 2-3 minutes for processing
4. Check ZappWay inbox for the email
5. If not received, proceed to next solutions

Check these locations:
✓ Spam/Junk folder in your email provider
✓ Trash/Deleted items
✓ Other folders (Promotions, Updates, etc.)
✓ Email filters that might block forwarding
✓ Security rules that prevent external forwarding

Confirm:
✓ Forwarding is not disabled by administrator
✓ Account has permission to forward externally
✓ No security policies blocking forwarding
✓ Account is not suspended or restricted
✓ Forwarding quota not exceeded (some providers have limits)

Complete reset:
1. Go to your email provider settings
2. Remove/delete existing forwarding rule
3. Wait 5 minutes
4. Copy forwarding address fresh from ZappWay
5. Add new forwarding rule with copied address
6. Enable forwarding
7. Save changes
8. Send new test email
9. Wait 3 minutes and check ZappWay inbox

Verify:
- Is your email provider experiencing outages?
- Check provider's status page
- Search social media for provider issues
- Try accessing web version of email
- If provider is down, wait for resolution

• Correo electrónico de soporte de ZappWay: support@zappway.ai
• Incluir: nombre del proveedor de correo electrónico, dirección de reenvío, capturas de pantalla
• Describe los pasos que ya has probado.
• Ayudaremos a solucionar el problema específico

​

Problema 2: La IA no responde a los correos electrónicos

• Los correos electrónicos aparecen en la vista de la bandeja de entrada de ZappWay.
• No se envían respuestas automáticas de IA.
• Las respuestas manuales funcionarían, pero las automáticas no.

Steps:
1. Go to Email Inboxes page
2. Click "Settings" for the affected inbox
3. Find "Activate AI" toggle
4. Verify it's switched to ON (enabled)
5. If OFF, switch to ON
6. Save configuration
7. Send test email

Steps:
1. In inbox Settings
2. Check that an AI Employee is selected in dropdown
3. Ensure dropdown shows AI name (not "Select AI Employee")
4. If no AI selected:
   - Select appropriate AI Employee
   - Or create new one
   - Save configuration
5. Test with new email

Steps:
1. Go to AI Employees page
2. Find and open the assigned AI Employee
3. Send a test message in the chat interface
4. Verify AI responds normally

If AI responds in chat:
→ Issue is with email integration (continue troubleshooting)

If AI doesn't respond in chat:
→ Issue is with AI configuration:
   - Check AI instructions are not empty
   - Verify AI has access to necessary tools
   - Ensure AI model is selected
   - Review AI status (active vs inactive)

Verify:
✓ At least one datastore or datasource is connected (if needed)
✓ Documents are fully processed (status: "Ready", not "Processing")
✓ Content is relevant to email topics
✓ No errors in knowledge base indexing
✓ Knowledge sources are accessible

To check:
1. Go to inbox Settings
2. Review connected datastores/datasources
3. Click on each to verify status
4. Re-add knowledge if needed
5. Wait for processing to complete

Check instructions for:
✓ Clear response guidelines
✓ No conflicting rules
✓ Appropriate tone and format specified
✓ No instructions preventing responses
✓ Escalation rules are reasonable

Common instruction issues:
✗ "Never respond to emails" (contradictory)
✗ Overly restrictive conditions
✗ Missing response format guidance
✗ Conflicting escalation rules

Consider:
- Is email extremely long? (may exceed token limits)
- Is email only images with no text? (AI needs text)
- Is email in a supported language?
- Does email contain spam triggers?
- Is email format unusual or corrupted?

Test with simple text email to isolate issue.

If you have access to logs:
1. Check inbox activity logs
2. Look for error messages
3. See if AI attempted to respond
4. Note any error codes
5. Check timestamps for delays

Verify:
✓ ZappWay account is active
✓ Subscription is current
✓ No service restrictions
✓ API quota not exceeded
✓ No account suspension

​

Problema 3: tiempos de respuesta lentos

• Las respuestas tardan varios minutos (más de 5 minutos)
• Tiempos de respuesta inconsistentes
• Algunos correos electrónicos obtienen respuestas rápidas, otros muy lentos.
• Errores de tiempo de espera en los registros (si son visibles)

Review and reduce:

Check current knowledge:
1. Go to inbox Settings
2. Count connected datastores and datasources
3. Review size of each source

Recommendations:
✓ Keep 3-5 datastores maximum per inbox
✓ Each datastore under 50 documents ideal
✓ Remove unused or irrelevant sources
✓ Split large documents (over 100 pages)
✓ Archive old/outdated content

Actions:
1. Remove unnecessary datastores
2. Keep only most relevant documents
3. Create focused, topic-specific knowledge bases
4. Test response time after changes

Current issue: Complex instructions slow processing

Optimize instructions:
✗ Avoid: Extremely long instruction sets (1000+ words)
✗ Avoid: Complex multi-step conditional logic
✗ Avoid: Too many nested rules
✗ Avoid: Excessive tool usage requirements

✓ Use: Clear, concise instructions (200-500 words)
✓ Use: Simple decision trees
✓ Use: Essential rules only
✓ Use: Minimal necessary tools

Example optimization:

Before (slow):
"You must first check X, then verify Y, if Y is true check Z, 
unless A or B or C, in which case check D, but if D is false 
and E is true then check F, unless G applies..." [continues for 500 words]

After (fast):
"Answer questions using the knowledge base. Be helpful and concise. 
Escalate if: customer is angry, technical issue, or refund over $100."

High volume can cause delays:

Assess volume:
- How many emails per hour?
- Are there traffic spikes?
- Batch processing occurring?

Solutions:
✓ Distribute load across multiple inboxes
✓ Use filters to route different types separately
✓ Upgrade plan for higher throughput (if available)
✓ Implement email throttling on sender side
✓ Contact support for enterprise options

Immediate fix:
1. Create additional inboxes for different purposes
2. Forward different types to different inboxes
3. Reduces processing queue for each

Check for platform issues:

1. Visit: status.zappway.ai (if available)
2. Look for:
   - Ongoing incidents
   - Performance degradation
   - Scheduled maintenance
   - Known issues

If system issues:
- Response times may be affected globally
- Wait for resolution
- Status page will show updates
- Normal operation resumes after fix

Optimize for speed:

Current settings:
1. Go to AI Employee configuration
2. Check model type
3. Review token limits
4. Check temperature setting

Speed optimizations:
✓ Use faster model if available (GPT-3.5 vs GPT-4)
✓ Lower max tokens (faster generation)
✓ Reduce temperature slightly
✓ Disable unnecessary tools

Trade-off considerations:
- Faster models may be less accurate
- Lower tokens = shorter responses
- Balance speed with quality needs

Technical checks:

Browser:
- Clear cache and cookies
- Try incognito/private mode
- Test different browser
- Check internet connection speed

System:
- Restart browser
- Check firewall settings
- Verify no VPN issues
- Test from different network

​

Problema 4: Respuestas duplicadas

• Mismo correo electrónico enviado 2, 3 o más veces
• Los destinatarios se quejan de duplicados.
• Los registros de correo electrónico muestran múltiples envíos para una consulta

Check your email provider:

1. Log in to email provider settings
2. Go to forwarding section
3. Look for duplicate rules

Common issues:
✗ Same address added twice
✗ Two different rules forwarding to ZappWay
✗ Forwarding enabled in multiple locations

Fix:
1. Remove all forwarding rules
2. Add single rule with correct address
3. Save and test
4. Verify only one copy arrives in ZappWay

Check ZappWay configuration:

Issue: Multiple ZappWay inboxes forwarding from same email

1. Go to Email Inboxes page
2. Check all inbox forwarding addresses
3. Verify same email isn't forwarding to multiple ZappWay inboxes

Fix:
1. Use one inbox per business email address
2. Delete duplicate inboxes if found
3. Consolidate into single inbox
4. Test to confirm single response

Check for forwarding loops:

Issue: Email provider forwards to ZappWay, ZappWay responds, 
provider forwards response back to ZappWay

Fix:
1. Ensure ZappWay responses are NOT being forwarded
2. Set up filter to exclude responses from @mail.zappway.ai
3. Only forward original incoming emails
4. Test carefully

System may retry if initial send appears to fail:

Usually temporary and resolves itself.

If persistent:
1. Contact support@zappway.ai
2. Provide example email with timestamps
3. Include inbox configuration
4. We'll investigate retry behavior

Client-side duplication:

1. Clear browser cache and cookies
2. Log out and log back in
3. Try different browser
4. Check if issue persists
5. May be display issue vs actual duplicates

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Problema 5: Correos electrónicos que van al spam del destinatario

• Los destinatarios no ven las respuestas.
• Respuestas encontradas en carpetas de spam/basura
• Quejas por respuestas faltantes.
• Baja tasa de entrega de correo electrónico

• Los correos electrónicos se envían desde el dominio @mail.zappway.ai
• Actualmente no puedes usar un dominio de remitente personalizado
• Esto puede afectar la capacidad de entrega para algunos destinatarios.
• La verificación personalizada del remitente aún no está disponible

Avoid spam triggers in AI responses:

✗ Don't use:
- ALL CAPS TEXT
- Excessive exclamation marks!!!
- Spam words: "FREE", "WINNER", "CLICK HERE NOW"
- Too many links (5+ links)
- Large images without text
- Suspicious or shortened URLs

✓ Do use:
- Professional, clear language
- Normal capitalization
- Relevant, helpful content
- Minimal links (1-3 max)
- Plain text or simple HTML
- Full, reputable URLs

Configure AI to avoid spam patterns:

Instructions to add:

"Response Guidelines:
- Use professional, natural language
- Avoid spam trigger words
- Limit links to 2-3 maximum
- Don't use excessive formatting
- Keep responses clear and concise
- Be helpful, not promotional"

Proactive communication:

When setting up:
1. Inform your customers/users
2. Ask them to add @mail.zappway.ai to contacts
3. Provide whitelist instructions
4. Include in onboarding materials

Email template:
"Note: Automated responses come from @mail.zappway.ai. 
Please add this address to your contacts to ensure delivery."

Pre-launch testing:

1. Send to multiple email providers:
   - Gmail
   - Outlook
   - Yahoo
   - Corporate email servers
   
2. Check spam folder on each

3. Have test users report:
   - Did email arrive in inbox?
   - Was it marked as spam?
   - Any formatting issues?

4. Adjust AI instructions based on results

Ongoing monitoring:

Track:
- Response delivery rates
- Spam complaints
- Recipient feedback
- Bounce rates

Adjust:
- Refine AI response content
- Reduce link usage
- Simplify formatting
- Update instructions

• Envío desde tu propio dominio
• Mejor capacidad de entrega
• Configuración SPF/DKIM
• Apariencia profesional

​

Problema 6: No se puede acceder a la configuración de la bandeja de entrada del correo electrónico

• El botón de configuración no funciona
• La página no se carga.
• Mensajes de error al acceder a la configuración
• Página de configuración en blanco o congelada

Try these browser fixes:

1. Refresh the page (F5 or Ctrl+R / Cmd+R)
2. Hard refresh (Ctrl+Shift+R / Cmd+Shift+R)
3. Clear browser cache:
   - Chrome: Settings → Privacy → Clear browsing data
   - Firefox: Options → Privacy → Clear Data
   - Safari: Preferences → Privacy → Manage Website Data
4. Try incognito/private mode
5. Try different browser (Chrome, Firefox, Safari)
6. Update browser to latest version

Authentication problems:

1. Log out completely from ZappWay
2. Clear cookies for zappway.ai domain
3. Log back in with correct credentials
4. Navigate to Email Inboxes
5. Try accessing settings again

Check account permissions:

1. Verify you have appropriate role/permissions
2. Contact workspace administrator
3. Ensure account is not restricted
4. Check if feature is available on your plan

Connection issues:

1. Check internet connection is stable
2. Disable VPN temporarily
3. Check if corporate firewall blocking
4. Try different network (mobile hotspot)
5. Contact IT if on corporate network

If none of above works:

Email: support@zappway.ai
Include:
- Browser and version
- Operating system
- Error messages or screenshots
- Steps to reproduce
- Account email

​

8. Mejores prácticas

​

Mejores prácticas de configuración de IA

Name: Email Support Bot

Instructions:
You are a customer support representative responding to emails for [Company].

Email Response Format:
1. Greeting with customer's name (if available)
2. Acknowledge their specific question/concern
3. Provide clear, helpful answer
4. Include relevant links or resources (max 2-3)
5. Offer additional assistance
6. Professional closing with signature

Response Length:
- Keep responses to 3-5 short paragraphs
- Use bullet points for lists
- Break up long text into sections
- Don't send walls of text

Tone Guidelines:
- Professional but friendly
- Clear and concise
- Empathetic to concerns
- Solution-focused
- Positive and helpful

Knowledge Usage:
- Always search knowledge base before responding
- Cite specific help articles when relevant
- If answer not found, admit it and escalate
- Never make up information

Escalation Rules:
Escalate to human agent if:
- Customer expresses frustration or anger
- Issue involves money over $100
- Technical problem requiring engineering
- Security or privacy concerns
- Explicit request for human agent
- You cannot find answer in knowledge base

Format:
- Use proper paragraphs
- Include white space for readability
- Bold for emphasis sparingly
- Numbered lists for step-by-step
- Bullet points for features/benefits

Name: AI Bot

Instructions:
Help customers

[End of instructions - too vague]

​

Pautas de calidad de respuesta

✓ Good:
"Hi Sarah,"
"Hello John,"
"Hi there,"

✗ Avoid:
"Dear Customer" (impersonal)
"To whom it may concern" (too formal)
No greeting at all

​

Organización de la base de conocimientos

Datastores:
✓ Help Documentation
  - Getting Started guides
  - Feature explanations
  - Best practices

✓ FAQ Database
  - Common questions
  - Quick answers
  - Category organized

✓ Troubleshooting Guides
  - Problem → Solution format
  - Error messages
  - Step-by-step fixes

Datasources:
✓ Product Manual (latest version)
✓ Quick Reference Card
✓ Video Tutorial Links

​

Mantenimiento de contenido

• ✓ Preciso y actualizado
• ✓ Claro y bien formateado
• ✓ Debidamente titulado y categorizado
• ✓ Libre de enlaces rotos
• ✓ Relevante para las necesidades del cliente
• ✓ Fácil de analizar y comprender para la IA

​

Prácticas recomendadas para la firma de correo electrónico

• Nombre del equipo o departamento
• Nombre de la empresa
• URL del sitio web
• Correo electrónico de contacto de soporte
• Enlace de recursos de ayuda
• Divulgación de IA (opcional pero recomendada)

• Nombres personales (a menos que se le asigne un agente humano)
• Demasiados enlaces (parece spam)
• Imágenes o logotipos grandes
• Formato excesivo
• Contenido promocional en cada correo electrónico.
• Información de contacto desactualizada

Note: This response was generated by our AI assistant. 
For human support, reply to this email.

​

Estrategia de prueba

✓ Send emails that should escalate
✓ Verify AI recognizes escalation triggers
✓ Check escalation process works
✓ Ensure human team is notified

✓ Simple questions
✓ Complex questions
✓ Multiple questions in one email
✓ Follow-up emails (conversation context)
✓ Emails with attachments
✓ Emails in different languages
✓ Angry/frustrated customer emails

• Pruebe semanalmente con correos electrónicos de muestra
• Monitorear las interacciones reales con los clientes.
• Recopilar comentarios del equipo.
• Ajustar en función de los resultados.
• Documentar problemas y soluciones.

​

📞 Soporte y recursos

​

Obteniendo ayuda

• Correo electrónico: support@zappway.ai
• Chat en vivo: disponible en el panel
• Tiempo de respuesta: dentro de 24 horas

• Alias o ID de la bandeja de entrada de correo electrónico
• Descripción del problema
• Capturas de pantalla si corresponde
• Ejemplos de correo electrónico (eliminar datos confidenciales)
• Pasos que ya has probado
• Mensajes de error recibidos

• [Documentación de ZappWay] (https://docs.zappway.ai)
• Guía de configuración de empleados de IA
• [Configuración de la base de conocimientos] (https://docs.zappway.ai/en/knowledge)
• Guías de la bandeja de entrada de correo electrónico
• Documentación API

​

Comunidad y comentarios

• Foro de usuarios (próximamente)
• Comunidad Slack (solicitar acceso)
• Seminarios web mensuales
• Estudios de casos de usuarios

• Solicitudes de funciones: a través del botón de comentarios del panel
• Informes de errores: support@zappway.ai
• Historias de éxito: ¡Compártelas con nuestro equipo!
• Sugerencias de mejora: Siempre bienvenidas

​

✅ Referencia rápida

​

Lista de verificación de configuración

□ ZappWay account created
□ AI Employee created and configured
□ Knowledge base prepared
□ Email inbox created in ZappWay
□ Forwarding address copied
□ Email provider forwarding configured
□ Forwarding tested successfully
□ AI Employee assigned to inbox
□ Knowledge base connected
□ Test email sent and responded to
□ Response quality verified
□ Deliverability checked
□ Team trained on system

​

Referencia de acciones esenciales

​

Comandos comunes

Settings → Mail → Forwarding → 
Enable forwarding → 
Enter: inbox-xxxxx@mail.zappway.ai

To: your-business-email@domain.com
Subject: Test Email
Body: Hello, this is a test email to verify the system is working.

​

Guía rápida para solucionar problemas

​

Referencia rápida de contacto de soporte

Email: support@zappway.ai
Documentation: docs.zappway.ai
Dashboard: app.zappway.ai

​

Notas adicionales

​

Funciones futuras (próximamente)

• Envío de dominio personalizado: envíe desde su propio dominio
• Sistema de verificación de correo electrónico: configuración SPF/DKIM
• Enrutamiento avanzado: categorización inteligente del correo electrónico
• Plantillas de correo electrónico: plantillas de respuesta prediseñadas
• Panel de análisis: métricas detalladas de rendimiento del correo electrónico
• Pruebas A/B: prueba diferentes configuraciones de IA
• Análisis de sentimiento: seguimiento de la satisfacción del cliente
• Detección automática multilingüe: cambio automático de idioma
• Integración con CRM: Sincronización con Salesforce, HubSpot, etc.

​

Registro de cambios

• Función de bandeja de entrada de correo electrónico inicial
• Configuración de reenvío de correo electrónico
• Integración de empleados de IA
• Soporte de base de conocimientos
• Gestión de múltiples bandejas de entrada
• Documentación completa