WhatsApp

Importante: A integração do WhatsApp permite conectar uma ou várias contas do WhatsApp ao ZappWay, permitindo que seus funcionários de IA respondam automaticamente às mensagens recebidas. Cada conexão do WhatsApp é chamada de “Sessão” e pode ser gerenciada de forma independente.

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🔢 Índice

1. Overview
2. Prerequisites
3. Getting Started
4. Available Features
5. Common Use Cases
6. Advanced Configuration
7. Troubleshooting
8. Best Practices

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1. Visão geral

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O que é integração com WhatsApp?

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Principais recursos

• Sessões Múltiplas: Conecte números ilimitados do WhatsApp (com base no seu plano)
• Emparelhamento de código QR: conexão rápida e segura via leitura de código QR
• Atribuição de funcionários de IA: atribua funcionários de IA específicos a cada sessão
• Integração da base de conhecimento: conecte armazenamentos de dados e fontes de dados para obter respostas aprimoradas
• Monitoramento de status em tempo real: rastreie a integridade da conexão e a atividade da sessão
• Gerenciamento flexível: crie, conecte, desconecte e exclua sessões conforme necessário

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O que é uma sessão?

• Possui um identificador único
• Conecta-se a um número do WhatsApp
• Tem sua própria atribuição de funcionário de IA
• Pode ser gerenciado de forma independente (conectado/desconectado/excluído)
• Mantém sua própria configuração de base de conhecimento

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Como funciona

Create Session → Generate QR Code → Scan with Phone → Connected → Configure AI → Auto-respond to Messages

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2. Pré-requisitos

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Antes de começar

• Conta ZappWay ativa com assinatura premium
• WhatsApp instalado no seu dispositivo móvel
• Conexão estável à Internet no celular e no computador
• Pelo menos um funcionário de IA criado em sua organização

• Base de conhecimento preparada (datastores/datasources) para sua IA
• Caso de uso claro e fluxo de trabalho planejado
• Teste o número do WhatsApp para configuração inicial

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Verificando sua assinatura

1. Log in to ZappWay dashboard
2. Navigate to Settings → Billing
3. Check your current plan tier
4. Note your session limit (e.g., 3/10 sessions used)

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3. Primeiros passos

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Configuração rápida (5 minutos)

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Etapa 1: Acesse a integração do WhatsApp

1. Log in to your ZappWay dashboard
2. Navigate to Integrations → WhatsApp
3. Or go directly to /integrations/whatsapp

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Etapa 2: Criar nova sessão

1. Click the “New Session” button
2. Fill in the session details:
   • Session Name (required): Descriptive name (e.g., “Support Team”, “Sales Dept”)
   • Device Name (optional, default: “ZappWay”): How it appears in WhatsApp
3. Click “Create Session”
4. A QR Code modal opens automatically

• Utilize nomes claros e descritivos: “Apoio ao Cliente - PT” ✓
• Incluir departamento ou finalidade: “Vendas - Sede” ✓
• Evite nomes genéricos: “Sessão 1”, “Teste” ✗

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Etapa 3: digitalize o código QR

1. A QR Code appears on your screen
2. Open WhatsApp on your mobile phone
3. Go to Menu (⋮) → Linked Devices (or Settings → Linked Devices)
4. Tap “Link a Device”
5. Point your camera at the QR Code on screen
6. Wait for the “Connected!” confirmation

• QR Code expira em 60 segundos
• Tenha o WhatsApp aberto antes de gerar o código
• Garanta uma boa iluminação da tela para digitalização
• Clique em “Gerar novo código QR” se expirado

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Etapa 4: Configurar funcionário de IA

1. Select AI Employee:
   • Choose from existing AI Employees in your organization
   • Or click ”+ Create New AI Employee” to create one now
2. Add Knowledge (Optional):
   • Click the knowledge selector (folder icon)
   • Search and select relevant datastores or datasources
   • Multiple items can be selected
3. Save Configuration:
   • Click the “Select” button
   • Configuration saves immediately
   • AI Employee is now active for this session

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Etapa 5: comece a receber mensagens

• As mensagens enviadas para o seu WhatsApp são recebidas automaticamente
• Seu funcionário de IA processa cada mensagem
• As respostas são geradas usando bases de conhecimento conectadas
• As respostas são enviadas de volta automaticamente

1. Envie uma mensagem de teste de outra conta do WhatsApp
2. Aguarde de 5 a 10 segundos pela resposta da IA
3. Verifique se a resposta é apropriada
4. Ajuste a configuração da IA, se necessário

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4. Recursos disponíveis

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Recurso 1: Gerenciamento de sessão

• Adicione novas conexões do WhatsApp
• Defina nomes personalizados e identificadores de dispositivos
• Gere códigos QR para emparelhamento instantâneo

• Veja todas as sessões rapidamente
• Verifique o status da conexão (conectado/desconectado)
• Monitore os carimbos de data e hora da última atividade

• Atualizar atribuições de funcionários de IA
• Modificar conexões da base de conhecimento
• Reconectar sessões desconectadas
• Excluir sessões não utilizadas

• Nome da sessão: seu identificador personalizado
• Selo de status: Estado da conexão (verde/amarelo/azul/vermelho)
• Nome do dispositivo: identificação do dispositivo no WhatsApp
• Última atualização: carimbo de data/hora da atividade mais recente
• Botões de ação: ações disponíveis com base no status
• Configurações de perfil: configuração de conhecimento e funcionário de IA

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Recurso 2: Emparelhamento de código QR

1. Automatic Generation:
   • QR Code generated when you create a session
   • Or when you click “Connect” on a disconnected session
2. 60-Second Validity:
   • Each QR Code is valid for 60 seconds
   • Countdown timer shows remaining time
   • Security measure to prevent unauthorized access
3. Real-time Status Updates:
   • “Pending” → Waiting for scan
   • “Pairing” → Scan detected, connecting
   • “Connected” → Successfully paired
   • “Expired” → Code timeout, regenerate needed
4. Easy Regeneration:
   • Click “Generate New QR Code” anytime
   • Fresh code appears immediately
   • Previous code is invalidated

• Instruções visuais: Orientação passo a passo
• Temporizador de contagem regressiva: Mostra o tempo restante
• Indicador de status: Estado da conexão em tempo real
• Botão Regenerar: Crie um novo código, se necessário
• Configuração automática: Abre a configuração da IA em caso de sucesso

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Recurso 3: Atribuição de funcionários de IA

• Processar mensagens recebidas
• Gerar respostas apropriadas
• Acesse bases de conhecimento
• Manter o contexto da conversa
• Aplicar lógica e regras de negócios

• Escolha entre os funcionários de IA da sua organização
• Instantaneamente ativo após a seleção
• Pode ser alterado a qualquer momento

• Não saia do fluxo do WhatsApp
• Preencha um formulário de criação abrangente
• Atribuído automaticamente após a criação

• Menu suspenso de funcionários de IA: Pesquise e selecione
• Seletor de conhecimento: Adicionar datastores/fontes de dados
• Botão Selecionar: Salvar configuração

• Nome: nome de exibição (por exemplo, “Bot de suporte ao cliente”)
• Descrição: Breve descrição da finalidade
• Instruções: diretrizes detalhadas de comportamento
• Avatar: imagem/ícone opcional

• Ativar/desativar ferramentas disponíveis
• Selecione integrações (Formulários, HTTP, Pesquisa no Datastore)
• Definir configurações específicas da ferramenta

• Seleção de modelo: Escolha o modelo AI (GPT-4, Claude, etc.)
• Temperatura: Controle a criatividade (0-1)
• Prompt do sistema: Personalização avançada
• Max Tokens: Limite de comprimento de resposta

Name: WhatsApp Support Bot

Instructions:
You are a friendly customer support assistant on WhatsApp.

Response Guidelines:
- Keep messages concise (2-3 sentences max)
- Use emojis appropriately 😊
- Be conversational and warm
- Respond in the user's language
- Break long answers into multiple messages

WhatsApp Etiquette:
- Don't send walls of text
- Use bullet points for lists
- Respond quickly
- Be patient with typos
- Ask clarifying questions when needed

Knowledge Usage:
- Search knowledge base before responding
- Cite sources when providing information
- Admit when you don't know something

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Recurso 4: Integração da Base de Conhecimento

• Coleções de vários documentos
• Organizado por tópico ou categoria
• Exemplos: documentos de ajuda, banco de dados de perguntas frequentes, manuais de produtos

• Documentos individuais ou fontes de dados
• Mais focado e específico
• Exemplos: PDF único, arquivo de texto, página da web

• Precisão: respostas baseadas na documentação real
• Consistência: todos os agentes fornecem as mesmas informações
• Moeda: atualize o conhecimento para refletir as mudanças
• Especialização: IA se torna especialista em domínio
• Erros reduzidos: Menos alucinações e erros

1. Click “Manage” on a connected session
2. In the modal, find the Knowledge selector (folder icon)
3. Click to open the knowledge picker
4. Search for datastores or datasources by name
5. Select one or multiple items
6. Selected items appear as chips
7. Click “Select” to save

• Seleção múltipla: escolha vários itens
• Funcionalidade de pesquisa: digite para filtrar
• Agrupados por tipo: datastores e fontes de dados separados
• Feedback visual: itens selecionados mostrados como fichas coloridas
• Opção Remover: Clique no X no chip para remover

Profile Settings
─────────────────────────────
Session Name: Support Team
AI Employee: Customer Support Bot
Agent ID: cla1b2c3d4e5f6g7h8
Datastores: Help Docs, FAQ, Policies
Datasources: Product Manual v2.0

1. Click “Manage” on the session
2. Configuration modal opens with current selections
3. Click knowledge selector to modify
4. Add or remove items
5. Click “Select” to save
6. AI immediately uses updated knowledge

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Recurso 5: Monitoramento do status da sessão

• Mostra quando a sessão esteve ativa pela última vez
• Formato: MM/DD/YYYY, HH:MM AM/PM
• Atualizações sobre qualquer atividade:
  • Mensagem recebida
  • Configuração alterada
  • Status da conexão alterado

• As sessões permanecem conectadas indefinidamente
• Sem tempo limite automático
• Sobrevive a reinicializações da plataforma
• Somente desconecta se:
  • Desconectado manualmente por você
  • Dispositivo removido no aplicativo WhatsApp
  • Telefone off-line por um longo período

• Criando uma nova sessão
• Conectando ou desconectando
• Alteração da configuração da IA
• Digitalização de código QR
• Excluindo uma sessão

• Clique no botão “Atualizar” (canto superior direito da página)
• Atualiza todos os status da sessão
• Útil para verificar a integridade da conexão
• Recomendado se o status parecer incorreto

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5. Casos de uso comuns

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Caso de uso 1: Automação de suporte ao cliente

1. Create Session:
   • Name: “Customer Support - 24/7”
   • Device: “Company Support”
2. Configure AI Employee:
   Name: Support Bot
   
   Instructions:
   You are a helpful customer support representative.
   
   Guidelines:
   - Greet customers warmly
   - Answer product questions using the knowledge base
   - Troubleshoot common issues
   - Escalate complex problems to human agents
   - Provide order status updates
   - Handle refund/return inquiries
   
   Tone: Friendly, patient, professional
   Response Length: 2-3 sentences
   
3. Add Knowledge:
   • Datastore: “Help Documentation”
   • Datastore: “FAQ Database”
   • Datastore: “Troubleshooting Guides”
   • Datasource: “Product Manual”
   • Datasource: “Return Policy”

• Respostas instantâneas às perguntas dos clientes
• Disponibilidade 24 horas por dia, 7 dias por semana
• Informações consistentes e precisas
• Carga de trabalho reduzida da equipe de suporte
• Melhor satisfação do cliente

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Caso de uso 2: qualificação de leads

1. Create Session:
   • Name: “Sales - Lead Qualification”
   • Device: “Sales Team”
2. Configure AI Employee:
   Name: Lead Qualifier
   
   Instructions:
   You help qualify sales leads on WhatsApp.
   
   Process:
   1. Greet prospect warmly
   2. Ask about their business needs
   3. Inquire about budget and timeline
   4. Determine decision-making authority
   5. Score lead: Hot (9-10), Warm (6-8), Cold (1-5)
   6. Schedule demo for qualified leads
   
   Qualification Criteria:
   - Budget: $5,000+ monthly
   - Timeline: Within 3 months
   - Authority: Decision maker or influencer
   - Need: Clear pain point we can solve
   
   Tone: Professional, consultative, enthusiastic
   
3. Add Knowledge:
   • Datastore: “Product Catalog”
   • Datastore: “Pricing Information”
   • Datastore: “Case Studies”
   • Datasource: “Sales Scripts”

• Tempo de resposta rápido do lead
• Processo de qualificação consistente
• Melhor priorização de leads
• Equipe de vendas mais eficiente
• Taxas de conversão mais altas

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Caso de uso 3: agendamento de compromissos

1. Create Session:
   • Name: “Appointments - Booking”
   • Device: “Booking Assistant”
2. Configure AI Employee:
   Name: Booking Assistant
   
   Instructions:
   You help customers schedule appointments on WhatsApp.
   
   Booking Process:
   1. Ask for preferred service type
   2. Check availability in calendar
   3. Offer 3 available time slots
   4. Confirm customer's choice
   5. Collect contact information
   6. Send confirmation with details
   7. Offer to add to customer's calendar
   
   Services Available:
   - Consultation (30 min)
   - Standard Appointment (1 hour)
   - Extended Session (2 hours)
   
   Business Hours: Mon-Fri, 9 AM - 6 PM
   
   Tone: Helpful, efficient, friendly
   
3. Add Knowledge:
   • Datastore: “Services Catalog”
   • Datastore: “Practitioner Bios”
   • Datasource: “Booking Policies”
   • Datasource: “Cancellation Policy”

• Ferramenta de calendário Connect (Google Calendar, Calendly)
• Habilite a verificação de calendário em ferramentas de IA

• Disponibilidade de reserva 24 horas por dia, 7 dias por semana
• Redução de não comparecimentos (confirmação imediata)
• Menos trabalho administrativo
• Melhor conveniência para o cliente
• Melhor eficiência do cronograma

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Caso de uso 4: atualizações de status do pedido

1. Create Session:
   • Name: “Order Updates”
   • Device: “Order Tracking”
2. Configure AI Employee:
   Name: Order Tracker
   
   Instructions:
   You help customers track their orders on WhatsApp.
   
   Process:
   1. Ask for order number
   2. Look up order in system
   3. Provide current status
   4. Give estimated delivery date
   5. Offer to send tracking link
   6. Handle issues (delays, problems)
   
   Status Types:
   - Processing: Order received, being prepared
   - Shipped: On the way to customer
   - Out for Delivery: Arriving today
   - Delivered: Successfully delivered
   - Issue: Problem requiring attention
   
   Tone: Clear, reassuring, helpful
   
3. Add Knowledge:
   • Datastore: “Shipping Information”
   • Datastore: “Order FAQ”
   • Datasource: “Delivery Policies”

• Conecte-se ao sistema de gerenciamento de pedidos
• Ativar ferramenta de pesquisa de pedidos
• Link para APIs de transportadoras

• Redução de consultas “onde está meu pedido”
• Informações de status em tempo real
• Melhor experiência do cliente
• Menor volume de suporte
• Resolução proativa de problemas

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Caso de uso 5: Assistente de RH

1. Create Session:
   • Name: “HR Assistant - Internal”
   • Device: “HR Bot”
2. Configure AI Employee:
   Name: HR Assistant
   
   Instructions:
   You help employees with HR-related questions on WhatsApp.
   
   Topics Covered:
   - Company policies
   - Benefits information
   - PTO and leave policies
   - Payroll questions
   - Internal procedures
   - Contact information
   
   Important:
   - Only share information from official documents
   - Direct sensitive issues to HR team
   - Be professional but friendly
   - Protect employee privacy
   
   Tone: Professional, helpful, empathetic
   
3. Add Knowledge:
   • Datastore: “Employee Handbook”
   • Datastore: “Benefits Documentation”
   • Datastore: “Company Policies”
   • Datasource: “PTO Policy 2025”
   • Datasource: “Remote Work Guidelines”

• Verifique a identidade do funcionário antes de compartilhar informações confidenciais
• Considere sessões separadas para diferentes regiões/departamentos

• Acesso 24 horas por dia, 7 dias por semana às informações de RH
• Redução da carga de trabalho da equipe de RH
• Comunicação política consistente
• Respostas mais rápidas dos funcionários
• Melhor comunicação interna

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6. Configuração avançada

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Suporte multilíngue

Session 1: "Support - English"
├─ AI Employee: "Support Bot - EN"
├─ Instructions: Respond in English
└─ Knowledge: English documentation

Session 2: "Suporte - Português"
├─ AI Employee: "Bot de Suporte - PT"
├─ Instructions: Responda em português
└─ Knowledge: Documentação em português

Session 3: "Soporte - Español"
├─ AI Employee: "Bot de Soporte - ES"
├─ Instructions: Responde en español
└─ Knowledge: Documentación en español

• Melhor precisão de linguagem
• Respostas culturalmente apropriadas
• Conhecimento especializado por idioma
• Manutenção e atualizações mais fáceis

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Horário comercial vs. fora do expediente

Session 1: "Support - Business Hours"
├─ AI Employee: "Full Support Bot"
├─ Instructions:
│  - Answer all questions
│  - Escalate to human agents when needed
│  - Full access to all tools
└─ Knowledge: Complete knowledge base

Session 2: "Support - After Hours"
├─ AI Employee: "Night Support Bot"
├─ Instructions:
│  - Answer common questions
│  - Take messages for urgent issues
│  - Set expectations for response time
│  - Provide emergency contact if critical
└─ Knowledge: FAQ and emergency procedures only

• Manual: Alterar sessão no final do dia útil
• Automatizado: use agendador externo para girar

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Sessões Específicas do Departamento

├─ "Sales - Main"
│  ├─ Lead qualification
│  ├─ Product information
│  └─ Demo scheduling
│
├─ "Support - Technical"
│  ├─ Troubleshooting
│  ├─ Bug reporting
│  └─ Feature requests
│
├─ "Support - Billing"
│  ├─ Invoice questions
│  ├─ Payment issues
│  └─ Subscription management
│
└─ "HR - Internal"
   ├─ Benefits questions
   ├─ Policy information
   └─ Time-off requests

• Use diferentes números de WhatsApp por departamento
• Ou tenha a rota principal do bot para o número apropriado
• Treine a equipe sobre qual número compartilhar

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Organização da Base de Conhecimento

Datastores:
✓ Help Documentation (general guides)
✓ FAQ Database (common questions)
✓ Troubleshooting Guides (problem-solving)
✓ Product Manuals (technical specs)

Datasources:
✓ Quick Start Guide (getting started)
✓ Video Tutorial Links (visual learning)
✓ Latest Release Notes (new features)

Datastores:
✓ Product Catalog (all products)
✓ Pricing Information (current prices)
✓ Case Studies (success stories)
✓ Competitive Analysis (vs competitors)

Datasources:
✓ Sales Scripts (conversation templates)
✓ Objection Handlers (common objections)
✓ ROI Calculator Guide (value demonstration)

• Mantenha o conteúdo atualizado e atualizado
• Use uma linguagem clara e simples
• Organizar por tópico
• Incluir exemplos
• Teste as respostas da IA após atualizações

• Misture tópicos não relacionados
• Deixe informações desatualizadas
• Use jargão excessivamente técnico
• Conteúdo duplicado entre fontes
• Sobrecarga com muitas fontes

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Instruções avançadas de IA

Name: [AI Employee Name]

ROLE:
You are [role description]

PRIMARY GOALS:
1. [Goal 1]
2. [Goal 2]
3. [Goal 3]

CONVERSATION FLOW:
1. [Step 1]
2. [Step 2]
3. [Step 3]

RESPONSE GUIDELINES:
- Length: [guideline]
- Tone: [guideline]
- Format: [guideline]
- Language: [guideline]

KNOWLEDGE USAGE:
- When to search: [criteria]
- How to cite: [format]
- What to do if no answer: [action]

ESCALATION RULES:
- Escalate if: [condition 1]
- Escalate if: [condition 2]
- How to escalate: [process]

SPECIAL HANDLING:
- Emergencies: [action]
- Complaints: [action]
- Sensitive topics: [action]

DO:
✓ [Desired behavior 1]
✓ [Desired behavior 2]
✓ [Desired behavior 3]

DON'T:
✗ [Behavior to avoid 1]
✗ [Behavior to avoid 2]
✗ [Behavior to avoid 3]

EXAMPLES:

Example 1:
User: [example input]
AI: [example response]

Example 2:
User: [example input]
AI: [example response]

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7. Solução de problemas

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Edição 1: Problemas com códigos QR

• Carregando programas giratórios indefinidamente
• A mensagem “Gerando QR Code…” persiste
• Modal abre mas QR Code nunca aparece

1. Wait patiently (10-15 seconds)
   • Initial generation can take time
   • Server needs to create secure code
2. Click “Generate New QR Code”
   • Forces new code generation
   • Often resolves stuck states
3. Refresh browser page
   • Close modal completely
   • Refresh page (F5 or Ctrl+R)
   • Try creating session again
4. Check internet connection
   • Verify stable connection on computer
   • Test with other websites
   • Try different network if possible
5. Clear browser cache
   • Clear cache and cookies
   • Try incognito/private mode
   • Use different browser
6. Disable browser extensions
   • Temporarily disable ad blockers
   • Disable VPN if active
   • Try without security extensions

• Aparece a mensagem “Expirado”
• A contagem regressiva chegou a zero
• O código não digitaliza

1. Click “Generate New QR Code” button
2. Have WhatsApp app open and ready before generating
3. Navigate to Linked Devices screen first
4. Then generate code and scan immediately

• Abra o WhatsApp primeiro
• Vá para a tela Dispositivos vinculados
• Tenha a câmera pronta
• Em seguida, gere o QR Code

• A câmera não reconhece o código
• Digitalizando, mas não conectando
• Erro de “Código QR inválido” no WhatsApp

1. Improve lighting conditions
   • Ensure screen is well-lit
   • Avoid dark rooms
   • Turn on more lights
2. Adjust distance and angle
   • Move phone closer or further (15-30cm optimal)
   • Keep phone steady
   • Try different angles to avoid glare
3. Clean camera lens
   • Wipe phone camera with soft cloth
   • Remove any smudges or fingerprints
4. Increase screen brightness
   • Turn up monitor/laptop brightness
   • Reduce screen glare
   • Angle screen away from lights
5. Try different screen
   • Use different monitor if available
   • Try on laptop screen vs external monitor
   • Use phone or tablet to display QR Code
6. Screenshot method
   • Take screenshot of QR Code
   • Transfer to phone (email, cloud)
   • Open screenshot in gallery
   • Scan from photo
7. Update WhatsApp
   • Ensure latest version installed
   • Update from App Store/Play Store
   • Restart app after updating

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Problema 2: Problemas de conexão de sessão

• Status alterado de verde para amarelo
• O carimbo de data/hora da última atualização é antigo
• Não é possível receber mensagens

• Aplicativo WhatsApp desinstalado ou dados apagados
• Dispositivo desconectado nas configurações do WhatsApp
• O telefone ficou off-line por um longo período
• Instabilidade da rede
• Falha no aplicativo WhatsApp ou atualização forçada

1. Check WhatsApp app on phone
   Steps:
   1. Open WhatsApp on mobile
   2. Go to Settings → Linked Devices
   3. Look for "ZappWay" (or your device name)
   4. Check if it shows as active
   
2. Verify device in WhatsApp
   • If device is missing → Reconnect session
   • If device shows “Last active: long time ago” → Check phone connectivity
3. Reconnect session in ZappWay
   Steps:
   1. Click "Connect" button on session card
   2. QR Code modal opens
   3. Scan new QR Code with phone
   4. Wait for "Connected" status
   
4. Restart phone
   • Sometimes helps restore connection
   • Ensure WhatsApp starts automatically
5. Check network stability
   • Ensure phone has stable internet
   • Try switching between WiFi and mobile data
   • Check if WhatsApp is working normally
6. Update WhatsApp
   • Install latest version
   • Check for pending updates
   • Restart app after update

• Não desconecte dispositivos manualmente no WhatsApp
• Mantenha o WhatsApp atualizado
• Mantenha a Internet estável no telefone
• Não limpe os dados do WhatsApp desnecessariamente

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Problema 3: IA não responde

• As mensagens são exibidas como lidas/entregues
• Nenhuma resposta da IA
• Nenhum erro visível no painel

✓ Status badge is green ("Connected")
✓ Last update timestamp is recent
✓ Device name is correct

Steps:
1. Click "Manage" on session card
2. Check if AI Employee is selected
3. Verify AI name is displayed in footer

Steps:
1. Go to AI Employees page
2. Find assigned AI Employee
3. Verify status is "Active" not "Inactive"
4. Check last modified date

Steps:
1. Open AI Employee in dashboard
2. Send test message
3. Check if response is generated
4. If works: issue is with WhatsApp integration
5. If doesn't work: issue is with AI configuration

Review:
✓ Instructions are complete
✓ Tools are enabled if needed
✓ Knowledge base is connected
✓ Model settings are appropriate

Steps:
1. Press F12 to open Developer Tools
2. Go to Console tab
3. Look for error messages (red text)
4. Screenshot errors for support

Test:
1. From another WhatsApp account
2. Send simple message: "Hello"
3. Wait 30 seconds
4. Check for response

• Funcionário AI não atribuído → Atribuir Funcionário AI
• AI Employee inativo → Ativar na página AI Employees
• Base de conhecimento não conectada → Adicionar armazenamentos de dados
• Limitação de taxa ou cota excedida → Verifique os limites de uso
• Problemas de rede → Verifique a estabilidade da conexão

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Problema 4: Erros de permissão e acesso

• Não é possível acessar a página de integrações
• Botão “Nova Sessão” desativado
• Mensagens de erro de permissão
• Recursos esmaecidos

Issue: Free plan doesn't include WhatsApp
Solution:
1. Go to Settings → Billing
2. Upgrade to paid plan
3. Choose plan with WhatsApp access

Issue: Your role lacks necessary permissions
Solution:
1. Check your role in Settings → Team
2. Contact workspace admin
3. Request permission upgrade

Issue: Already at maximum sessions for your plan
Solution:
1. Check session count at top of page
2. Delete unused sessions
3. Or upgrade to higher plan tier

Issue: Payment failed or subscription lapsed
Solution:
1. Go to Settings → Billing
2. Update payment method
3. Resolve any outstanding issues

Issue: Account suspended or restricted
Solution:
1. Check for email from ZappWay
2. Contact support for details
3. Resolve any violations

​

Problema 5: Base de conhecimento não funciona

• AI dá respostas genéricas
• Não faz referência a datastores
• Ignora documentos carregados

1. Verify knowledge is connected
   Steps:
   1. Click "Manage" on session
   2. Check knowledge selector
   3. Ensure datastores/datasources are selected
   4. Look for knowledge display in footer
   
2. Check datastore status
   Steps:
   1. Go to Datastores page
   2. Find connected datastores
   3. Verify status is "Ready" not "Processing"
   4. Check document count
   
3. Test datastore search
   Steps:
   1. Open datastore in dashboard
   2. Use search function
   3. Try searching for known content
   4. Verify results appear
   
4. Review AI instructions
   Check if AI is instructed to:
   ✓ Search knowledge base
   ✓ Use provided information
   ✓ Cite sources
   
5. Upload test document
   Steps:
   1. Upload simple test file
   2. Wait for processing to complete
   3. Ask AI a question about the content
   4. Verify AI uses the information
   

​

8. Melhores práticas

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Design de fluxo de trabalho

• Nomes de sessões claros e descritivos
• Um propósito por sessão
• Organizado por departamento/função
• Configurações de IA bem documentadas

• Nomes genéricos como “Sessão 1”
• Múltiplos propósitos em uma sessão
• Configurações complicadas
• Configurações não documentadas

├─ "Support - English"
│  └─ Customer support in English
│
├─ "Support - Português"
│  └─ Customer support in Portuguese
│
├─ "Sales - Main"
│  └─ Lead qualification and inquiries
│
└─ "HR - Internal"
   └─ Employee questions and support

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Configuração de funcionário de IA

Name: WhatsApp Support Bot

Instructions:
You are a friendly customer support assistant on WhatsApp.

Response Guidelines:
- Keep messages concise (2-3 sentences max)
- Use emojis appropriately 😊
- Be conversational and warm
- Respond in the user's language
- Break long answers into multiple messages

WhatsApp Etiquette:
- Don't send walls of text
- Use bullet points for lists
- Respond quickly
- Be patient with typos
- Ask clarifying questions when needed

Knowledge Usage:
- Search knowledge base before responding
- Cite sources when providing information
- Admit when you don't know something
- Offer to escalate to human if needed

• Use GPT-4 para raciocínio complexo
• Use GPT-3.5 para respostas mais rápidas e simples
• Ajuste a temperatura para criatividade (0,3-0,7 recomendado)

• Habilite a pesquisa do Datastore para respostas baseadas em conhecimento
• Habilitar Formulários para coleta de dados
• Habilite HTTP para integrações externas

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Estratégia da Base de Conhecimento

Datastores:
✓ Help Documentation (general guides)
✓ FAQ Database (common questions)
✓ Troubleshooting Guides (problem-solving)

Datasources:
✓ Quick Start Guide (getting started)
✓ Latest Release Notes (new features)
✓ Contact Information (escalation)

• Mantenha o conteúdo atualizado e atualizado
• Use uma linguagem clara e simples
• Organizar por tópico
• Incluir exemplos
• Teste as respostas da IA após atualizações
• Remova informações desatualizadas

• Misture tópicos não relacionados
• Deixe informações desatualizadas
• Use jargão excessivamente técnico
• Conteúdo duplicado entre fontes
• Sobrecarga com muitas fontes

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Segurança e privacidade

1. Device Security:
   • Only scan QR Codes on trusted devices
   • Don’t share session credentials
   • Disconnect unused sessions immediately
   • Use unique device names for tracking
2. Data Privacy:
   • Messages are processed through ZappWay servers
   • Ensure GDPR/CCPA compliance
   • Inform customers about AI handling
   • Implement data retention policies
3. Access Control:
   • Limit who can create/manage sessions
   • Use role-based permissions
   • Audit session access regularly
   • Remove departed team members promptly

✓ Privacy policy updated
✓ Customer consent obtained
✓ Data retention policy defined
✓ Security measures documented
✓ Staff trained on data handling
✓ Incident response plan ready

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Otimização de desempenho

1. Knowledge Base:
   • Keep datastores focused and relevant
   • Don’t overload with unnecessary documents
   • Regularly clean up old content
   • Use appropriate file formats
2. AI Configuration:
   • Use simpler models for faster responses
   • Optimize instructions for clarity
   • Enable only necessary tools
   • Set appropriate token limits
3. Connection Quality:
   • Maintain stable internet on phone
   • Keep WhatsApp app updated
   • Don’t disconnect/reconnect frequently
   • Monitor session health regularly

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Monitoramento e Manutenção

• Verifique o status da conexão da sessão
• Monitorar desconexões
• Revise os fluxos de conversa críticos
• Resolver quaisquer questões urgentes

• Analise o desempenho dos funcionários da IA
• Atualize as bases de conhecimento, se necessário
• Teste cenários de conversação
• Verifique a qualidade da resposta

• Auditar todas as sessões ativas
• Remover sessões não utilizadas
• Revise e otimize configurações de IA
• Verifique o uso da assinatura versus limites
• Atualizar documentação
• Treinar equipe sobre mudanças

• Revisão importante do fluxo de trabalho
• Atualizar processos de negócios
• Avaliar o ROI e a eficácia
• Planejar melhorias
• Revise as medidas de segurança

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Teste e garantia de qualidade

1. Create Test Session:
   • Use separate WhatsApp number
   • Configure identical AI setup
   • Test thoroughly
2. Test Scenarios:
   ✓ Common customer questions
   ✓ Edge cases and unusual requests
   ✓ Multi-language support (if applicable)
   ✓ Escalation procedures
   ✓ Error handling
   ✓ Response times
   
3. Gather Feedback:
   • Internal team testing
   • Beta users if possible
   • Monitor first conversations closely
   • Iterate based on results

Weekly:
- Sample conversation review
- Response accuracy check
- Customer satisfaction tracking

Monthly:
- Full quality audit
- AI instruction refinement
- Knowledge base updates

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📞 Suporte e Recursos

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Obtendo ajuda

• E-mail: support@zappway.ai
• Bate-papo ao vivo: Disponível no painel
• Tempo de resposta: 24-48 horas

• ID ou nome da sessão
• Descrição detalhada do problema
• Capturas de tela de erros
• Etapas para reproduzir o problema
• Informações do navegador e do dispositivo

• Para questões críticas que afetam as operações comerciais
• Marcar e-mails como “Urgentes”
• Incluir avaliação de impacto

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Recursos de documentação

• Configuração de funcionário de IA
• Gerenciamento de armazenamento de dados
• Referência de API
• Visão geral das integrações

• Passo a passo de configuração do WhatsApp
• Configuração de funcionário de IA
• Integração da base de conhecimento
• Solução de problemas comuns

• Fórum de usuários (se disponível)
• Quadro de solicitação de recursos
• Melhores práticas da comunidade
• Estudos de caso de usuários

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Feedback e solicitações de recursos

1. In-App Feedback:
   • Click feedback button in dashboard
   • Describe your suggestion
   • Include use case details
2. Email Requests:
   • Send to features@zappway.ai
   • Explain business need
   • Provide examples
3. Community Voting:
   • Visit feature board
   • Vote on existing requests
   • Add comments with context

• Painel de análise de sessão
• Rastreamento de volume de mensagens
• Lógica de roteamento avançada
• Conversas multiagentes
• Suporte de mensagem de modelo

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✅ Referência rápida

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Lista de verificação de configuração

Pre-Setup:
✓ Premium subscription active
✓ WhatsApp installed on phone
✓ AI Employee created
✓ Knowledge base prepared

Setup Steps:
✓ Access WhatsApp integration page
✓ Create new session
✓ Scan QR Code
✓ Assign AI Employee
✓ Add knowledge base
✓ Test with sample messages
✓ Document configuration

Post-Setup:
✓ Monitor first conversations
✓ Adjust AI instructions if needed
✓ Train team on usage
✓ Set up alerts

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Atalhos essenciais

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Guia de referência de status

🟢 Connected
   → Everything working normally
   → AI responding to messages
   → No action needed

🟡 Disconnected
   → Not receiving messages
   → Click "Connect" to reconnect
   → Scan new QR Code

🔵 Pairing
   → Connection in progress
   → Wait for completion
   → Don't close modal

🔴 Error
   → Connection failed
   → Check troubleshooting guide
   → Try "Generate New QR Code"

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Comandos Comuns

WhatsApp-Specific Commands:

Response Format:
- Keep under 3 sentences
- Use line breaks for readability
- Add emojis for friendliness

Escalation:
- If question too complex: "Let me connect you with a specialist"
- If technical issue: "I'll create a ticket for our team"
- If emergency: "This requires immediate attention. Please call [number]"

Language:
- Detect user's language
- Respond in same language
- Be culturally appropriate

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🔄 Atualizações e registro de alterações

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Versão 2.0 (março de 2026)

• ✅ Suporte a múltiplas sessões
• ✅ Criação de funcionários com IA inmodal
• ✅ Atualizações de status em tempo real
• ✅ Seletor de base de conhecimento aprimorado
• ✅ Interface de gerenciamento de sessão aprimorada
• ✅ Melhor tratamento de erros

• Geração mais rápida de QR Code
• Conexões mais estáveis
• Melhor compatibilidade móvel
• Medidas de segurança aprimoradas

• Corrigidos problemas de expiração do QR Code
• Problemas de desconexão resolvidos
• Fluxo de exclusão de sessão aprimorado
• Corrigidos problemas de sincronização da base de conhecimento

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Em breve

• 📊 Painel de análise de sessão
• 📈 Rastreamento de volume de mensagens
• 🔔 Alertas de status de conexão
• 📱 Gerenciamento de aplicativos móveis
• 🤖 Conversas multiagentes

• 📋 Suporte a modelo de mensagem
• 🔄 Lógica de roteamento avançada
• 📊 Métricas de desempenho
• 🎯 Teste A/B para respostas de IA
• 🔗 Integrações de webhook

• Suporte a mensagens de voz
• Capacidades de reconhecimento de imagem
• Tratamento de mensagens de vídeo
• Suporte para bate-papo em grupo
• Recursos de transmissão de mensagens

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📊 Planos e limites de assinatura

​

Limites de sessão por plano

• Verifique o uso no topo da página de integrações
• Formato: “Sessões X/Y usadas”
• Aviso aparece quando o limite é atingido

1. Clique no botão “Atualizar” em alerta
2. Ou vá para Configurações → Faturamento
3. Selecione um novo plano
4. Concluir pagamento
5. Limites atualizados imediatamente

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🎓 Recursos de treinamento

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Para administradores

• Criação e gerenciamento de sessões
• Processo de conexão do QR Code
• Configuração do funcionário AI
• Integração da base de conhecimento
• Melhores práticas de segurança

• Monitoramento da saúde da sessão
• Atualizando configurações de IA
• Gerenciar o acesso da equipe
• Solução de problemas

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Para usuários finais

• Como os clientes interagem
• Tempos de resposta esperados
• Procedimentos de escalonamento
• Quando usar o suporte humano

• Comunicação clara
• Casos de uso apropriados
• Considerações de privacidade
• Coleta de comentários

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📋 Conformidade e Jurídico

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Processamento de dados

• Mensagens do WhatsApp enviadas para sessões conectadas
• Números de telefone dos usuários
• Carimbos de data e hora da mensagem
• Metadados de conversa

• Processar mensagens através do AI Employee
• Gerar respostas automatizadas
• Melhorar a qualidade do serviço
• Análise e monitoramento

• Mensagens armazenadas por política de retenção
• Períodos de retenção configuráveis
• Exclusão mediante solicitação
• Conformidade com os regulamentos

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Termos de Serviço

• Cumprir os Termos de Serviço do WhatsApp
• Obtenha os consentimentos necessários do cliente
• Proteja as credenciais de acesso
• Relate problemas de segurança imediatamente

• Spam ou mensagens não solicitadas
• Conteúdo ou atividades ilegais
• Assédio ou abuso
• Violações dos Termos de Serviço

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🌟 Histórias de sucesso

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Automação de suporte ao cliente

• 80% das consultas tratadas automaticamente
• Tempo de resposta reduzido de horas para segundos
• A satisfação do cliente aumentou 35%
• A equipe de suporte se concentra em questões complexas

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Qualificação de leads

• 100% dos leads qualificados em 5 minutos
• Taxa de conversão da equipe de vendas aumentou 25%
• O tempo de resposta do lead melhorou 90%
• Demonstrações mais qualificadas reservadas

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💡 Dicas e truques

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Dicas profissionais

1. Use Templates:
   • Create AI instruction templates
   • Reuse for similar sessions
   • Document successful patterns
2. Test Regularly:
   • Send test messages weekly
   • Verify AI responses
   • Check knowledge base accuracy
3. Monitor Performance:
   • Track response quality
   • Measure customer satisfaction
   • Iterate based on data
4. Keep It Updated:
   • Refresh knowledge base monthly
   • Update AI instructions quarterly
   • Remove outdated sessions
5. Backup Configurations:
   • Document AI settings
   • Save successful instructions
   • Keep configuration history