Armazenamentos de dados

Importante: Os datastores são a base das respostas inteligentes de IA. Ao conectar fontes de dados relevantes aos seus funcionários de IA, você permite que eles forneçam respostas precisas e conscientes do contexto com base nas informações específicas da sua organização.

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🔢 Índice

1. What is a Datastore?
2. Creating Your First Datastore
3. Adding Datasources
4. Supported Data Types
5. Processing and Indexing
6. Connecting to AI Employees
7. Managing Datastores
8. Best Practices
9. Troubleshooting

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1. O que é um armazenamento de dados?

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Visão geral

• Datastore: um contêiner que agrupa fontes de dados relacionadas
• Fonte de dados: conteúdos individuais (documentos, sites, arquivos de texto etc.)
• Pedaços: pequenos segmentos de dados processados otimizados para recuperação de IA
• Incorporações: representações vetoriais de seus dados usadas para pesquisa semântica

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Por que usar armazenamentos de dados?

• Precisão: respostas de IA baseadas em seus dados reais, não em conhecimento geral
• Contexto: forneça informações específicas de domínio exclusivas para sua empresa
• Controle: gerencie exatamente quais informações a IA pode acessar
• Atualizações: mantenha o conhecimento atualizado atualizando as fontes de dados
• Organização: Agrupe informações relacionadas de forma lógica por departamento, tópico ou finalidade

• Documentação e manuais do produto
• Políticas e procedimentos da empresa
• Bancos de dados de perguntas frequentes
• Especificações técnicas
• Bases de conhecimento de suporte ao cliente
• Materiais de treinamento
• Documentos legais
• Conteúdo de marketing

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2. Criando seu primeiro armazenamento de dados

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Início rápido

1. Navigate to Datastores in the sidebar (or visit /datastores)
2. Click “Create Datastore” button
3. Fill in the creation form:
   • Name (required): Descriptive name for the datastore
   • Description (optional): Purpose and contents overview
4. Click “Create”
5. Your new datastore appears in the list

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Melhores práticas de nomenclatura

• “Documentação de Suporte ao Cliente”
• “Catálogo de Produtos 2025”
• “Políticas e Procedimentos de RH”
• “Referência técnica da API”
• “Materiais de Treinamento de Vendas”

• Nomes genéricos como “Datastore 1” ou “Test”
• Abreviaturas pouco claras
• Nomes sem contexto

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Configurações do armazenamento de dados

• Nome: atualize o nome do armazenamento de dados
• Descrição: Adicione ou modifique a descrição
• Visibilidade: controle quem pode acessar (se aplicável)
• Funcionários de IA conectados: veja quais agentes usam este armazenamento de dados

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3. Adicionando fontes de dados

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O que é uma fonte de dados?

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Como adicionar fontes de dados

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Método 1: upload de arquivo

1. Click “Add Datasource” or “Upload Files”
2. Select “File Upload” option
3. Choose files from your computer:
   • Single file upload
   • Multiple files (batch upload)
   • Drag and drop support
4. Files are uploaded and processed automatically

• Documentos PDF
• Documentos do Word (.docx, .doc)
• Arquivos de texto (.txt)
• Arquivos Markdown (.md)
• Arquivos CSV
• Planilhas Excel (.xlsx, .xls)
• Apresentações em PowerPoint (.pptx, .ppt)

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Método 2: Site/URL

1. Click “Add Datasource”
2. Select “Website” option
3. Enter the URL of the webpage
4. Configure crawling options:
   • Single page: Import only the specified URL
   • Crawl site: Follow links and import multiple pages
   • Max depth: How many levels deep to crawl
   • URL patterns: Include/exclude specific paths
5. Click “Add” to start import

• Sites de documentação: https://docs.example.com
• Postagens do blog: https://blog.example.com/article
• Páginas de produtos: https://shop.example.com/products

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Método 3: entrada de texto

1. Click “Add Datasource”
2. Select “Text” option
3. Paste or type content directly
4. Give it a descriptive name
5. Click “Save”

• Entradas rápidas de perguntas frequentes
• Trechos de política
• Materiais de referência curtos
• Informações temporárias

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Método 4: Integrações (em breve)

• Pastas do Google Drive
• Bancos de dados de noções
• Espaços de confluência
• Repositórios GitHub -Sites SharePoint

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Operações em lote

1. Select multiple files in the upload dialog
2. All files are queued for processing
3. Track progress for each file individually
4. Failed uploads can be retried

1. Enable “Bulk URL Import”
2. Paste multiple URLs (one per line)
3. Configure shared settings for all URLs
4. Start batch import

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4. Tipos de dados suportados

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Documentos

• Extração de Texto: Extração automática de todos os formatos
• OCR: reconhecimento óptico de caracteres para PDFs baseados em imagens
• Análise de tabela: dados estruturados de planilhas
• Extração de metadados: autor, data de criação, títulos

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Conteúdo da Web

• Sites públicos (páginas HTML)
• Postagens e artigos de blogs
• Sites de documentação
• Páginas de produtos
• Artigos da base de conhecimento

• Rastreamento inteligente: siga links internos automaticamente
• Limpeza de conteúdo: remova navegação, anúncios e rodapés
• Renderização JavaScript: suporte para conteúdo dinâmico
• Suporte para Sitemap: importação via sitemap.xml

• Não é possível acessar sites protegidos por senha
• A limitação de taxa pode ser aplicada a rastreamentos grandes
• Alguns conteúdos dinâmicos podem não ser renderizados perfeitamente

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Dados Estruturados

• Cada linha pode se tornar uma fonte de dados separada
• Cabeçalhos de coluna usados para contexto
• Dados numéricos preservados
• Suporte para grandes conjuntos de dados (até 100.000 linhas)

• Importar arquivos JSON estruturados
• Objetos aninhados suportados
• Elementos do array tratados de forma inteligente

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Texto bruto

• Entradas de perguntas frequentes
• Declarações de política
• Descrições dos produtos
• Materiais de referência rápida

• Markdown suportado para formatação avançada
• Texto simples para conteúdo simples
• HTML pode ser colado diretamente

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5. Processamento e Indexação

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Como funciona o processamento

1. Extracts: Pulls text content from files/URLs
2. Cleans: Removes irrelevant elements (ads, navigation)
3. Chunks: Splits content into optimal-sized segments
4. Embeds: Creates vector representations for semantic search
5. Indexes: Stores in a searchable database

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Status de processamento

• Atualizações de status em tempo real em cartões de fonte de dados
• Porcentagem de progresso para arquivos grandes
• Tempo restante estimado
• Mensagens de erro por falha no processamento

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Estratégia de fragmentação

• Relevância: a IA pode encontrar a seção exata necessária
• Desempenho: pesquisa e recuperação mais rápidas
• Contexto: cada pedaço mantém um contexto coerente

• Tipo de documento (PDF, texto, página da web)
• Estrutura de conteúdo (títulos, parágrafos)
• Densidade de informação

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Incorporações e pesquisa

• Pesquisa semântica: correspondência baseada em significado (padrão)
• Pesquisa por palavra-chave: correspondência exata de termos
• Pesquisa híbrida: combinação de ambos (melhores resultados)

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6. Conectando-se a funcionários de IA

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Por que conectar armazenamentos de dados?

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Métodos de conexão

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Método 1: durante a criação de funcionários de IA

1. In the creation form, find “Knowledge” section
2. Click the knowledge selector
3. Search and select datastores
4. Multiple datastores can be connected
5. Save the AI Employee

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Método 2: nas configurações do funcionário de IA

1. Navigate to AI Employees → Select employee
2. Go to Settings tab
3. Find “Knowledge” section
4. Click “Edit” or knowledge selector
5. Add/remove datastores
6. Click “Save”

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Método 3: da configuração da integração

1. During integration configuration
2. Select AI Employee
3. Knowledge selector appears automatically
4. Choose relevant datastores
5. Complete integration setup

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Estratégia de múltiplos armazenamentos de dados

• Suporte AI: conecte apenas armazenamentos de dados relacionados ao suporte
• IA de vendas: conecte catálogos de produtos e preços
• IA de RH: conecte políticas e manuais de funcionários

• Conecte vários armazenamentos de dados relacionados a uma IA
• Exemplo: suporte à IA com documentos de produtos + perguntas frequentes + guias de solução de problemas

• Mais armazenamentos de dados = mais dados para pesquisar
• Mantenha as conexões relevantes para evitar confusão
• Limite típico: 5 a 10 armazenamentos de dados por funcionário de IA

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Visualizando conexões

• Funcionários de IA conectados: contagem de agentes que usam esse armazenamento de dados
• Clique para visualizar: Lista de funcionários específicos de IA

• Datastores conectados: lista completa com nomes
• Remoção rápida: desvincule armazenamentos de dados facilmente

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7. Gerenciando armazenamentos de dados

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Visualização de lista do armazenamento de dados

• Nome: título do armazenamento de dados
• Descrição: Visão geral da finalidade
• Contagem de fontes de dados: número de fontes dentro
• Funcionários de IA conectados: quantos agentes a utilizam
• Última atualização: modificação mais recente
• Ações: Editar, excluir, visualizar detalhes

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Visualizando conteúdo do armazenamento de dados

• Visão geral: nome, descrição, estatísticas
• Lista de fontes de dados: todas as fontes de dados contidas
  • Nome do arquivo/URL
  • Tipo (PDF, site, texto)
  • Status (Pronto, Processando, Falhou)
  • Tamanho/Comprimento
  • Data de upload
  • Ações (Visualizar, Excluir)
• Registro de atividades: alterações e atualizações recentes
• Funcionários de IA conectados: lista completa

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Editando armazenamentos de dados

• Nome: Atualizar nome do armazenamento de dados
• Descrição: Modificar descrição
• Adicionar fontes de dados: faça upload de novos arquivos ou URLs
• Remover fontes de dados: exclua fontes desatualizadas
• Reprocessar: acione a reindexação, se necessário

1. Click datastore name to open detail page
2. Click “Edit” button (top-right)
3. Modify fields as needed
4. Click “Save Changes”

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Atualizando conteúdo

• Mudanças nas informações do produto
• Nova documentação divulgada
• Atualizações de políticas
• Correção de informações desatualizadas

1. Delete old datasource
2. Upload new version
3. Wait for processing

1. Upload new file with version number
2. Keep old version for reference (optional)
3. Remove old version later

1. Clicar em “Reprocessar” em uma fonte de dados da web
2. O conteúdo é rastreado novamente e atualizado

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Excluindo armazenamentos de dados

1. Navigate to datastore detail page
2. Click “Delete” button (usually in menu)
3. Confirm deletion in modal
4. Datastore and all datasources are permanently removed

• Verifique quais funcionários da IA ​​estão conectados
• Considere arquivar se os dados forem necessários posteriormente
• Exporte fontes de dados importantes, se necessário

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Arquivamento (se disponível)

• Desative temporariamente um armazenamento de dados sem excluí-lo
• Desconecta-se automaticamente dos funcionários da IA
• Pode ser restaurado mais tarde
• Preserva todas as fontes de dados e configuração

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8. Melhores práticas

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Organizando armazenamentos de dados

• “Base de Conhecimento de Suporte ao Cliente”
• “Recursos de Vendas”
• “Políticas de RH”
• “Documentação de Engenharia”

• Propriedade clara
• Fácil controle de acesso
• Conhecimento focado por equipe

• “Informações do Produto”
• “Especificações Técnicas”
• “Políticas da Empresa”
• “Materiais de Treinamento”

• Acesso multifuncional
• Agrupamento lógico
• Fácil de encontrar informações

• “Suporte ao conhecimento do bot”
• “Recursos do bot de vendas”
• “Dados do assistente de integração”

• Mapeamento direto 1:1
• Gestão simplificada
• Escopo claro por agente

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Qualidade do conteúdo

1. Clean Up: Remove irrelevant sections
2. Structure: Use clear headings and hierarchy
3. Format: Ensure text is selectable (not images)
4. Accuracy: Verify information is current
5. Completeness: Include all necessary context

• Linguagem clara: evite termos ambíguos
• Frases completas: pensamentos completos, não fragmentos
• Contexto: inclui informações básicas
• Exemplos: Forneça exemplos concretos sempre que possível
• Consistência: use terminologia consistente

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Cronograma de Manutenção

• Monitore o status de processamento para novos uploads
• Verifique se há fontes de dados com falha

• Revise a qualidade da resposta dos funcionários da IA
• Identificar lacunas de conhecimento
• Adicione informações ausentes

• Audite todos os datastores em busca de conteúdo desatualizado
• Atualizar informações alteradas
• Remover fontes de dados obsoletas
• Verifique se há conteúdo duplicado

• Revisão e atualização de conteúdo importante
• Reorganize se necessário
• Arquivar datastores não utilizados
• Otimização de desempenho

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Otimização de desempenho

• “Suporte ao Cliente - Produto A”
• “Suporte ao Cliente - Produto B”

• “Tudo sobre nossa empresa”

• Datastore pequeno: 10 a 50 fontes de dados
• Datastore Médio: 50-200 fontes de dados
• Grande armazenamento de dados: 200 a 1.000 fontes de dados

• Tempos de resposta lentos da IA
• Informações irrelevantes nas respostas
• Dificuldade em encontrar informações específicas

• Dividir em vários datastores focados
• Remover conteúdo redundante
• Arquivar versões antigas

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Segurança e privacidade

1. Audit Before Upload: Review for confidential data
2. Redact: Remove personal information, credentials
3. Access Control: Use appropriate visibility settings
4. Regular Reviews: Check for exposed sensitive data

• Informações de identificação pessoal (PII)
• Senhas ou chaves API
• Registros financeiros (a menos que criptografados)
• Estratégias de negócios confidenciais
• Dados privados do cliente

• GDPR: Garantir o processamento legal de dados pessoais
• HIPAA: não carregue informações de saúde protegidas
• PCI DSS: nunca carregue dados de cartão de pagamento
• Específico do setor: siga os regulamentos do seu setor

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9. Solução de problemas

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Problemas comuns

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Falha ao processar fonte de dados

• Arquivo corrompido
• Formato não suportado
• Arquivo muito grande
• Documento protegido por senha
• Tempo limite da rede

1. Check File:
   • Open file on your computer
   • Verify it is not corrupted
   • Ensure file is not password-protected
2. File Size:
   • Check file size (limit: typically 50MB per file)
   • For large files, split into smaller parts
   • Compress PDFs if possible
3. Format:
   • Verify file extension matches actual format
   • Try converting to a different format
   • Use PDF for best compatibility
4. Retry:
   • Click “Retry” button
   • Or delete and re-upload

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Falha no rastreamento do site

• O site bloqueia rastreadores
• Autenticação necessária
• Site com muito JavaScript
• Tempo limite do servidor
• URL inválido

1. Check URL:
   • Verify URL is accessible in browser
   • Ensure no typos
   • Use direct page URL, not redirect
2. Authentication:
   • Public pages only (no login required)
   • Contact site owner for crawler access
3. Alternative Methods:
   • Copy content manually as text datasource
   • Use PDF print instead
   • Try different page from same site

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AI não usa conhecimento de armazenamento de dados

1. Connection:
   • Verify datastore is connected to AI Employee
   • Check connection from both sides
2. Processing Status:
   • Ensure all datasources show “Ready”
   • Wait if still “Processing”
3. Content Relevance:
   • Confirm question relates to datastore content
   • Try more specific queries
   • Check if information actually exists in datasources
4. AI Configuration:
   • Verify datastore tool is enabled
   • Check AI Employee instructions do not prevent tool use

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Informações duplicadas ou conflitantes

1. Identify Duplicates:
   • Review datasources for overlapping content
   • Check upload dates to find old versions
2. Clean Up:
   • Delete outdated datasources
   • Keep only the most recent version
   • Update descriptions to note version/date
3. Version Control:
   • Include version numbers in datasource names
   • Example: “Product Manual v2.0 (Jan 2025)”
   • Remove old versions promptly

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Processamento lento

• Arquivo de texto pequeno: 10 a 30 segundos
• PDF (10-50 páginas): 1-3 minutos
• PDF grande (mais de 100 páginas): 5-15 minutos
• Site (página única): 30-60 segundos
• Site (rastreamento de 50 páginas): 5 a 10 minutos

1. Wait: Large files legitimately take time
2. Refresh: Reload page to check updated status
3. Check Status: Look for error messages
4. Support: Contact support if stuck > 30 minutes

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📊 Limites de uso

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Limites por Plano

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Verificando o uso

• Contagem atual do armazenamento de dados vs. limite
• Armazenamento total usado versus limite
• Aviso se estiver se aproximando dos limites

⚠️ Storage Limit Warning (9.2 GB / 10 GB)
You're approaching your storage limit. Consider upgrading or removing unused datasources.
[Upgrade Plan]

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O que acontece no limite?

• Não é possível criar novos armazenamentos de dados
• Ainda é possível adicionar fontes de dados a armazenamentos de dados existentes
• Prompt de atualização exibido

• Não é possível fazer upload de novos arquivos
• Ainda é possível adicionar fontes de dados de texto
• Deve excluir fontes de dados ou atualizar

• Não é possível adicionar mais fontes de dados a esse armazenamento de dados
• Pode criar novos armazenamentos de dados (se estiver abaixo do limite do armazenamento de dados)
• Pode excluir fontes de dados antigas para liberar slots

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🔗 Integração com funcionários de IA

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Ferramenta de armazenamento de dados

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Como a IA usa datastores

1. User asks question → AI Employee receives message
2. AI determines if question requires datastore knowledge
3. Tool is called → Datastore tool searches connected datastores
4. Relevant chunks returned → Top matching content pieces
5. AI synthesizes → Combines search results with its knowledge
6. Response generated → Answer based on your data

User: "What is the return policy?"
  ↓
AI: [Searches datastore for "return policy"]
  ↓
Datastore: [Returns relevant policy text]
  ↓
AI: "According to our policy, you can return items within 30 days..."

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Personalizando o comportamento do armazenamento de dados

• Limite de pesquisa: até que ponto o conteúdo deve corresponder à consulta
• Resultados máximos: quantos pedaços retornar
• Prioridade: quais armazenamentos de dados pesquisar primeiro
• Fallback: o que fazer se nenhum conteúdo relevante for encontrado

When answering questions, always check the datastore first. 
Only use your general knowledge if the datastore does not 
contain relevant information. Always cite the source document 
when referencing datastore content.

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📞 Suporte e Recursos

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Obtendo ajuda

• Botão de ajuda no painel
• Chat ao vivo (disponível nos planos Pro+)
• Centro de documentação

• Documentação ZappWay
• Guia do funcionário de IA
• Tutoriais de integração

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Opinião

• Use o botão de feedback no painel
• E-mail: support@zappway.ai
• Incluir:
  • ID do armazenamento de dados
  • Nome da fonte de dados
  • Mensagem de erro (se houver)
  • Passos para reproduzir

• Envie por meio de feedback no aplicativo
• Fórum da comunidade
• Quadro de votação de recursos

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✅ Referência rápida

​

Ações Essenciais

​

Guia de status de processamento

​

Melhores formatos de arquivo

1. PDF - Best for documents
2. .docx - Good for text documents
3. .txt/.md - Simple text content
4. .csv - Structured data
5. URL - Web content